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Quali costi includere in un preventivo catering?

22 aprile 2026

Un preventivo catering che non copre tutti i costi è un preventivo che ti fa perdere soldi. Eppure molti caterer dimenticano sistematicamente alcune voci — non perché non siano consapevoli dei costi, ma perché certi costi sono invisibili nel processo di lavoro quotidiano. Questo articolo elenca tutto quello che deve entrare nel tuo preventivo.

I costi diretti: la base del preventivo

I costi diretti sono quelli che variano in base all'evento. Sono i più facili da includere perché li senti ogni volta.

• Ingredienti e materie prime. Il costo delle pietanze per persona, incluse le bevande. Calcola con i prezzi di acquisto attuali, non con quelli di sei mesi fa.
• Bevande alcoliche. Separale dal resto: in Italia le bevande alcoliche hanno un'aliquota IVA diversa (22%) rispetto al cibo.
• Personale per l'evento. Cuochi, camerieri, coordinatori. Includi le ore effettive di lavoro compreso il tempo di preparazione e di pulizia, non solo le ore durante l'evento.
• Attrezzatura monouso. Piatti, bicchieri, tovaglioli, vassoi — se li acquisti appositamente per l'evento.

I costi spesso dimenticati

Queste voci sono le più pericolose: chi le dimentica una volta tende a farlo sempre.

• Trasporto. Chilometri, carburante, noleggio del furgone. Se usi il tuo mezzo, calcola un costo per chilometro.
• Montaggio e smontaggio. Il tempo per allestire e smontare tutto dopo l'evento non è invisibile, ma spesso manca dal preventivo.
• Pulizia in loco. Se rimani a pulire, questa è una voce di costo reale.
• Noleggio di attrezzature. Tavoli, sedie, tendostrutture, impianti di riscaldamento — elenca ogni articolo noleggiato.
• Licenze e permessi. La somministrazione di alimenti e bevande fuori sede può richiedere autorizzazioni specifiche del comune. Questi costi di permesso vanno nel preventivo.

I costi indiretti: la parte che erode il margine

I costi indiretti non sono legati a un singolo evento ma all'attività in generale. Devono essere distribuiti su tutti i tuoi preventivi.

• Affitto cucina e magazzino. Se hai uno spazio di produzione fisso, questo costo deve essere incluso nel calcolo del tuo prezzo orario.
• Assicurazione. Responsabilità civile, assicurazione del mezzo, eventuale polizza merci.
• Manutenzione delle attrezzature. Frigoriferi, forni, abbattitori — la manutenzione è un costo fisso che va distribuito nel tempo.
• Amministrazione e contabilità. Il tuo tempo per fare preventivi, inviare fatture e tenere la contabilità ha un valore. Calcola un costo orario per questa attività.

Come strutturare i costi nel preventivo?

Non è necessario elencare ogni singolo costo al cliente. Quello che conta è che tu li abbia tutti calcolati internamente prima di formulare il prezzo finale. All'esterno puoi presentare il preventivo con voci aggregate: cibo e bevande, servizio, trasporto e logistica, altri servizi.

Aggiungi sempre una percentuale di margine sul totale — in genere tra il 15% e il 25% — per coprire l'imprevedibile e generare utile.