Quali costi includere in un preventivo catering?

22 aprile 2026

Eppure molti caterer dimenticano sistematicamente alcune voci, non perché non siano consapevoli dei costi, ma perché certi costi sono invisibili nel processo di lavoro quotidiano. Questo articolo elenca tutto quello che deve entrare nel tuo preventivo.

I costi diretti: la base del preventivo

I costi diretti sono quelli che variano in base all'evento. Sono i più facili da includere perché li senti ogni volta.

• Ingredienti e materie prime. Il costo delle pietanze per persona, incluse le bevande. Calcola con i prezzi di acquisto attuali, non con quelli di sei mesi fa.
• Bevande alcoliche. Separale dal resto: in Italia le bevande alcoliche hanno un'aliquota IVA diversa (22%) rispetto al cibo.
• Personale per l'evento. Cuochi, camerieri, coordinatori. Includi le ore effettive di lavoro compreso il tempo di preparazione e di pulizia, non solo le ore durante l'evento.
• Attrezzatura monouso. Piatti, bicchieri, tovaglioli, vassoi, se li acquisti appositamente per l'evento.

I costi spesso dimenticati

Queste voci sono le più pericolose: chi le dimentica una volta tende a farlo sempre.

• Trasporto. Chilometri, carburante, noleggio del furgone. Se usi il tuo mezzo, calcola un costo per chilometro.
• Montaggio e smontaggio. Il tempo per allestire e smontare tutto dopo l'evento non è invisibile, ma spesso manca dal preventivo.
• Pulizia in loco. Se rimani a pulire, questa è una voce di costo reale.
• Noleggio di attrezzature. Tavoli, sedie, tendostrutture, impianti di riscaldamento, elenca ogni articolo noleggiato.
• Licenze e permessi. La somministrazione di alimenti e bevande fuori sede può richiedere autorizzazioni specifiche del comune. Questi costi di permesso vanno nel preventivo.

I costi indiretti: la parte che erode il margine

I costi indiretti non sono legati a un singolo evento ma all'attività in generale. Devono essere distribuiti su tutti i tuoi preventivi.

• Affitto cucina e magazzino. Se hai uno spazio di produzione fisso, questo costo deve essere incluso nel calcolo del tuo prezzo orario.
• Assicurazione. Responsabilità civile, assicurazione del mezzo, eventuale polizza merci.
• Manutenzione delle attrezzature. Frigoriferi, forni, abbattitori, la manutenzione è un costo fisso che va distribuito nel tempo.
• Amministrazione e contabilità. Il tuo tempo per fare preventivi, inviare fatture e tenere la contabilità ha un valore. Calcola un costo orario per questa attività.

Come strutturare i costi nel preventivo?

Non è necessario elencare ogni singolo costo al cliente. Quello che conta è che tu li abbia tutti calcolati internamente prima di formulare il prezzo finale. All'esterno puoi presentare il preventivo con voci aggregate: cibo e bevande, servizio, trasporto e logistica, altri servizi.

Aggiungi sempre una percentuale di margine sul totale, in genere tra il 15% e il 25%, per coprire l'imprevedibile e generare utile.

Domande frequenti

Devo mostrare tutti i costi separatamente al cliente?

No. Puoi presentare i costi in modo aggregato. L'importante è che tu abbia calcolato correttamente tutto internamente prima di dare il prezzo. I clienti di solito non vogliono vedere ogni singola voce, vogliono sapere il totale e cosa è incluso.

Come calcolo i costi del personale se lavoro con collaboratori occasionali?

Calcola il compenso orario del collaboratore più i contributi previdenziali e assicurativi a tuo carico. Moltiplica per le ore effettive, incluso viaggio e preparazione. Non dimenticare che anche il tuo tempo di coordinamento ha un costo.

Cosa faccio se i prezzi degli ingredienti cambiano dopo aver inviato il preventivo?

Inserisci nel preventivo una clausola di validità (ad esempio "valido per 30 giorni") e specifica che i prezzi sono basati sulle quotazioni attuali dei fornitori. Se i costi aumentano significativamente prima dell'accettazione, puoi inviare un preventivo aggiornato.

Devo includere l'IVA nel preventivo?

Sì, l'IVA deve essere indicata chiaramente nel preventivo. Per i clienti privati mostra il prezzo IVA inclusa. Per i clienti aziendali indica il totale imponibile, l'aliquota e l'importo IVA separatamente, così possono detrarlo.

Come tratto i costi imprevisti che emergono durante l'evento?

Aggiungi sempre una percentuale di contingenza del 5-10% nel tuo calcolo interno. Se emergono costi imprevisti significativi che non erano prevedibili, documentali e discutili con il cliente il prima possibile, non aspettare la fattura finale.

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