Quanto può scostarsi un preventivo?

Uno scostamento del preventivo nella ristorazione e nel settore degli eventi è la differenza tra il preventivo che hai mandato e il prezzo che finisce sulla fattura. Piccoli scostamenti del 5-10% i clienti li accettano di solito senza lamentarsi, ma con differenze maggiori devi aver chiamato in anticipo e aver fatto accordi. (fonte: Eventcreators)

Cosa significa esattamente scostamento del preventivo?

Lo scostamento del preventivo è la differenza tra il prezzo che hai indicato e l'importo che alla fine fatturi. Nel catering e negli eventi succede continuamente, perché tra il primo colloquio e il giorno stesso cambia di tutto.

Per te come fornitore, uno scostamento di prezzo nel preventivo significa che devi spiegare perché i costi sono cambiati. Per il tuo cliente, una fattura più alta senza spiegazione sembra un tiro mancino, anche se l'importo è corretto. (fonte: WeFact)

Le cause più frequenti sono:

• Cambiamenti nel numero di ospiti
• Servizi extra aggiunti durante la pianificazione
• Costi imprevisti come personale o attrezzatura extra
• Oscillazioni di prezzo degli ingredienti

Di quanto può scostarsi in percentuale un preventivo dal prezzo finale?

Non esiste una percentuale fissata dalla legge olandese per lo scostamento di prezzo nel preventivo, ma nella pratica gli imprenditori della ristorazione tengono un margine del 5-10% per i costi imprevisti. Se superi quella soglia, chiami in anticipo.

Per un preventivo di catering vale che il tuo cliente vuole soprattutto sapere cosa aspettarsi. La percentuale esatta gli interessa meno della domanda se verrà sorpreso. Costruisci quindi un margine e digli che lo hai previsto.

Cosa è normale in un preventivo per un evento:

• Fino al 5%: spesso accettabile senza avviso preventivo
• 5-10%: comunica in anticipo possibili costi extra
• Oltre il 10%: chiedi sempre il permesso per i costi extra

Quando puoi modificare un preventivo dopo l'accettazione?

Puoi modificare un preventivo accettato se ci sono cambiamenti sostanziali nel servizio, oppure circostanze su cui tu stesso non hai controllo. Fallo sempre in accordo con il tuo cliente, e per i cambiamenti più grandi chiedi un permesso preventivo. Questo evita discussioni in seguito.

Motivi validi per modificare un preventivo:

• Il cliente cambia sostanzialmente il numero di ospiti
• Aggiunta di servizi extra o voci di menu
• Cambiamenti di location che comportano costi extra
• Forti aumenti di prezzo degli ingredienti
• Normative impreviste o misure di sicurezza

Comunica questi cambiamenti nel momento in cui avvengono, non alla fattura finale. Un cliente che alla terza settimana sente che cinquanta ospiti in più costano 900 €, dice sì o no. Lo stesso cliente che lo vede solo in fattura, chiama il suo commercialista. (fonte: Baak Juristen)

Come eviti brutte sorprese nella fattura finale?

Eviti sorprese con accordi chiari sui possibili costi extra, e comunicando subito i cambiamenti durante la pianificazione.

Consigli pratici per prezzi trasparenti nella ristorazione:

• Indica nel tuo preventivo quali costi sono variabili
• Manda aggiornamenti intermedi in caso di cambiamenti
• Concorda chi può approvare il lavoro extra
• Fai mostrare al tuo preventivo un intervallo, così il cliente ha un'aspettativa realistica
• Metti per iscritto tutti i cambiamenti

Un buon sistema tiene traccia di tutti i cambiamenti e li calcola subito, così puoi inoltrarli. Eviti così che dieci piccole modifiche insieme diventino una sorpresa di 1.200 €. (fonte: WeFact)

Cosa fai se il prezzo finale è più alto del preventivo?

Se sei tu dal lato ricevente, per esempio come noleggiatore o subappaltatore, puoi semplicemente richiedere il calcolo dei costi dell'evento. Hai diritto a una spiegazione su da dove vengono i costi extra.

Passi che puoi fare:

• Chiedi una specifica dettagliata dei costi
• Controlla se i cambiamenti sono stati comunicati in anticipo
• Negozia sui costi extra irragionevoli
• Cerca compromessi per la collaborazione futura
• Metti tutto per iscritto, nel caso diventi una questione legale

La maggior parte dei litigi nasce da incomprensioni, non da truffe. Chiama prima, metti preventivo e fattura finale uno accanto all'altro, e cerca insieme qualcosa con cui andare avanti entrambi. Funziona anche al contrario: se il tuo cliente riceve una fattura più alta, dagli la stessa spiegazione che vorresti tu stesso.

Come fai, come imprenditore, preventivi realistici?

I prezzi realistici del catering li fai calcolando con attenzione e costruendo un margine per i costi imprevisti. Guarda a quanto sono costati davvero l'anno scorso servizi simili.

Passi importanti per una definizione dei prezzi accurata:

• Calcola tutti i costi, incluso personale, trasporto e attrezzatura
• Costruisci un margine del 5-10% per le spese impreviste
• Usa modelli fissi per i servizi ricorrenti
• Collega gli ingredienti ai piatti, così i tuoi acquisti vengono calcolati automaticamente
• Guarda per piatto e per evento qual è il tuo margine

Con un metodo di calcolo fisso crei dei preventivi coerenti e realistici. Se il tuo sistema calcola da solo tutti i costi, come in Catermonkey, non dimentichi più il furgone, le stoviglie o le ore del lavapiatti.

Gli scostamenti nei preventivi fanno parte di questo lavoro. La differenza tra un cliente che torna e un cliente che se ne va sta nella comunicazione intorno a questo. Accordi chiari in anticipo e comunicazione a ogni cambiamento ti risparmiano discussioni alla fattura finale. Vuoi sapere come aiutiamo i ristoratori con questo, contattaci.

Consiglio di lettura: ➡️ Più tempo, più richieste e più chiarezza per la location per eventi De Bloemfabriek (Paesi Bassi)

Domande frequenti

Come spieghi ai clienti che il prezzo finale è più alto del preventivo?

Indica esattamente quali cambiamenti hanno causato i costi extra e fai riferimento a cosa avete concordato in anticipo sui costi variabili. Allega una specifica su cui il cliente ritrova le voci extra. Concorda poi come segnalarlo prima la prossima volta.

Devo chiedere il permesso come fornitore per ogni cambiamento di costo?

Sotto il 5% di solito no, a patto che tu l'abbia messo per iscritto in anticipo. Tra il 5-10% è saggio informare il cliente. Con uno scostamento oltre il 10% chiedi sempre un permesso preventivo, altrimenti in caso di controversia sei in una posizione debole e perdi anche la fiducia.

Quali clausole devo inserire nel mio preventivo per proteggermi?

Inserisci clausole su aumenti di prezzo degli ingredienti, cambiamenti nel numero di ospiti, servizi extra e circostanze impreviste. Indica anche quale margine applichi e quando puoi modificare il preventivo. Formulalo in modo breve e ragionevole, perché un testo illeggibile non regge in caso di controversia.

Come calcolo un margine realistico per i costi imprevisti?

Guarda eventi simili dell'anno scorso e somma cosa si aggiungeva ogni volta. Un margine del 5-10% è comune, ma aumentalo per un evento complesso, per acquisti sensibili alla stagione o se il cliente è ancora incerto sui numeri. Annota perché applichi un certo margine.

Cosa faccio se un cliente rifiuta di pagare costi extra giustificati?

Mostra che i costi extra rientrano nelle condizioni concordate in anticipo e metti sul tavolo tutta la comunicazione a riguardo. Prova prima a trovare un accordo insieme, per esempio prendendo una parte a tuo carico. Se non funziona, rivolgiti a un'assistenza legale con le tue prove in ordine.

Come evito che piccoli cambiamenti si accumulino in grandi scostamenti di costo?

Lavora con un sistema che registra tutti i cambiamenti e calcola subito i costi. Manda al tuo cliente ogni settimana un riepilogo di cosa è cambiato e cosa fa al totale. Concorda inoltre un importo totale di cambiamenti oltre il quale vuoi prima il via libera, così dieci piccole modifiche non diventano uno scostamento del venti per cento.

Quali strumenti software aiutano a gestire i cambiamenti dei preventivi?

Un software per il catering come Catermonkey aggiorna il tuo calcolo dei costi non appena cambia qualcosa nei numeri o nel menu. Per le aziende più grandi ci sono pacchetti più completi con controllo del budget. Quello che conta: devi vedere subito quanto costa un cambiamento, e poter mandare quel risultato al tuo cliente con un clic.

Catermonkey calcola subito ogni cambiamento nei numeri o nel menu nel tuo preventivo, così puoi far sapere al cliente lo stesso giorno quanto costa invece che alla fattura finale.

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