Scegliere il software giusto per la tua location eventi o azienda di catering
Come azienda di catering o location per eventi, hai bisogno di un software che si adatti al tuo modo di lavorare, non il contrario. Il mercato è pieno di strumenti che si dicono "adatti anche al catering", ma c'è una differenza reale tra uno strumento generico e un software costruito fin dall'inizio per quello che fai. Questo articolo ti aiuta a fare questa distinzione con chiarezza.
Gli strumenti generali non hanno la profondità necessaria
Fogli di calcolo, software di contabilità e CRM generici vengono usati da molti piccoli caterer perché sono familiari e poco costosi. E diciamolo chiaramente: per gestire qualche contatto o emettere una fattura semplice, vanno bene. Ma quando gestisci più eventi a settimana, coordini diversi collaboratori e lavori con menu variabili, uno strumento generico si rivela presto insufficiente.
Il problema è nei dettagli. Un foglio di calcolo non ha una struttura fissa per un preventivo con voci di prezzo separate per persona, quantità di ingredienti e ore di personale. Un programma di contabilità non sa cosa sia una lista di produzione. Un'app di calendario non sa quali cuochi e camerieri sono assegnati a quale evento. Finisci per costruire quella struttura da solo, con più strumenti in parallelo, il che richiede tempo e aumenta il rischio di errori.
Il software per eventi è ampio, ma non abbastanza profondo per il catering
Il software per eventi si concentra sulla pianificazione, la comunicazione e la gestione degli eventi: prenotazioni di sale, liste ospiti, cronoprogrammi, contratti con le location. È utile se gestisci un'agenzia eventi o un centro congressi. Ma quando la parte catering di un evento è quella più complessa, il software per eventi ha un punto cieco.
Composizione dei menu, calcolo degli ingredienti per porzione, ordini per fornitore, istruzioni di preparazione per postazione di cucina: questi sono aspetti specifici di un'operazione di catering. Il software per eventi offre al massimo un campo di testo o un allegato per questo. Finisci per lavorare con fogli di calcolo separati in parallelo, esattamente il problema che volevi risolvere.
Il software di catering è costruito per i tuoi processi di lavoro
Il software progettato specificamente per il catering conosce la struttura del tuo lavoro. Un preventivo comprende piatti, bevande, personale, trasporto e possibilmente noleggio di attrezzatura, con prezzi per persona, per ora o per unità. Da quel preventivo puoi generare automaticamente una lista di produzione per la cucina e un piano di lavoro per il personale. Dopo l'evento, una fattura rispecchia esattamente quanto concordato.
Non è qualcosa che costruisci da solo in Excel. È una logica integrata nel software, così puoi concentrarti sull'evento. Un buon software di catering supporta anche le relazioni con i clienti: tutti gli eventi per cliente, la corrispondenza, le preferenze e la cronologia dei pagamenti. Sono le informazioni che ti servono quando un cliente chiama per una nuova prenotazione.
A cosa prestare attenzione nella scelta
Prima di prenotare una demo o avviare una prova, vale la pena farti alcune domande:
- Gestione preventivi: il software può mantenere più versioni di un preventivo? Il cliente può approvare digitalmente?
- Liste di produzione e di lavoro: il software genera automaticamente liste per la cucina e per il personale dal preventivo, oppure le devi preparare separatamente?
- Dati clienti: tutte le informazioni sui clienti sono disponibili in un unico posto, inclusi gli eventi passati e le preferenze?
- Fatturazione: la fattura è collegata al preventivo, oppure devi reinserire tutto?
- Collaborazione: più membri del team possono lavorare nel sistema contemporaneamente, con i giusti livelli di accesso?
Le risposte ti diranno rapidamente se uno strumento si adatta davvero alla tua attività, oppure se dovresti essere tu ad adattare il tuo modo di lavorare al software.
Tutto in un unico sistema: perché la specializzazione conviene
La maggior parte degli strumenti sceglie un solo mondo: eventi o catering. Catermonkey li combina entrambi. Gestisci eventi, preventivi, liste di produzione, dati clienti e fatturazione in un unico sistema. Le informazioni non devono essere ricopiate da uno strumento all'altro. Un preventivo approvato genera automaticamente una lista di produzione per la cucina, un piano per il personale e una bozza di fattura per la contabilità.
Per le location eventi funziona allo stesso modo: tutte le occupazioni delle sale, gli accordi di catering e le intese con i clienti in un'unica panoramica. Niente fogli di calcolo separati, niente cartelle di email piene di preventivi. Un unico posto dove tutto ciò che riguarda un evento si riunisce.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra software per eventi e software di catering?
Il software per eventi si concentra sulla pianificazione e la comunicazione attorno a un evento: prenotazioni di sale, liste ospiti, cronoprogrammi. Il software di catering va più in profondità sul lato operativo: preventivi con calcoli di menu, liste di produzione per la cucina, riepiloghi acquisti e fatturazione basata sul preventivo. I migliori strumenti combinano entrambi.
Non posso continuare a usare un foglio di calcolo?
Per uno o due eventi al mese un foglio di calcolo può bastare. Quando il volume aumenta, sono coinvolte più persone o vuoi tenere traccia della storia dei clienti, un foglio di calcolo diventa rapidamente un rischio. Le informazioni finiscono in posti diversi, le versioni si mescolano e perdi la visione d'insieme necessaria per prendere decisioni rapide.
Quanto tempo ci vuole per iniziare a usare un nuovo software?
Dipende dal sistema. Il software di catering specializzato è progettato per un avvio rapido: la struttura di base corrisponde al funzionamento delle aziende di catering, quindi non devi configurare tutto da zero. La maggior parte delle aziende è operativa in pochi giorni.
Quanto costa in media un software di catering?
I costi vanno da poche decine di euro al mese per strumenti semplici a diverse centinaia per sistemi completi multi-utente. Non guardare solo il prezzo dell'abbonamento: considera anche il tempo risparmiato sulle attività manuali e gli errori che eviti. Per la maggior parte dei caterer, un buon software si ripaga rapidamente.
Il mio team avrà bisogno di formazione per il nuovo software?
Un certo periodo di adattamento fa parte del processo, ma un buon software di catering è progettato per persone senza background tecnico. Se il software si adatta al modo in cui il tuo team già lavora, la curva di apprendimento è breve. Nella scelta, considera anche il supporto disponibile: c'è un servizio di assistenza, guide e qualcuno a cui rivolgersi rapidamente in caso di domande?
Tutti i tuoi preventivi, liste di produzione e dati clienti in un unico posto. È quello che fa Catermonkey.
Prova gratis