Servire alcolici agli eventi: cosa devi regolare
Quando servi bevande a un evento, sei responsabile di molto più del semplice costo d'acquisto. Le regole sugli alcolici fuori dalla tua sede sono più severe di quanto molti caterer pensino. Richiedere un'autorizzazione, gestire i minorenni, la responsabilità se qualcosa va storto: questo è ciò che devi sistemare prima di accettare il prossimo ordine che include una formula bevande.
Hai bisogno di un'autorizzazione?
La maggior parte dei caterer dispone di una licenza per i propri locali. Ma quella licenza non ti autorizza a somministrare alcolici in una sede esterna. Non appena lavori al di fuori dei tuoi spazi autorizzati, hai generalmente bisogno di un'autorizzazione temporanea dall'autorità competente del luogo dove si svolge l'evento.
Questa autorizzazione si richiede al comune o all'amministrazione locale competente. Si applica sia alle feste private in luoghi in affitto sia agli eventi pubblici. Le regole variano per paese e regione, ma come linea guida prevedi due-quattro settimane di anticipo. Avviala all'inizio del processo di prenotazione, non la settimana prima dell'evento.
Esistono eccezioni: se il locale dispone già di una licenza e tu operi sotto quella licenza, potresti non aver bisogno di un'autorizzazione separata. Verifica sempre questo in anticipo con il locale e metti l'accordo per iscritto.
Minorenni: tolleranza zero
L'età legale per gli alcolici è 18 anni. Come caterer, sei responsabile del rispetto di questa regola al tuo bar o punto bevande, indipendentemente da cosa dicano l'organizzatore o il locale. Non puoi servire alcolici a qualcuno che appare visibilmente sotto i 18 anni, a meno che non mostri un documento d'identità valido che dimostri di avere 18 anni o più.
Informa il tuo personale prima di ogni evento. Assicurati che i tuoi collaboratori sappiano che possono rifiutare il servizio e che tu, come datore di lavoro, sosterrai quella decisione. Un'infrazione può comportare una multa.
Responsabilità se qualcosa va storto
Se un ospite causa un incidente dopo l'evento ed è dimostrabile che ha bevuto troppo al tuo evento, la tua responsabilità può essere chiamata in causa. Questo è particolarmente vero se c'erano chiari segnali che qualcuno aveva già bevuto troppo e tu hai continuato a servirlo.
Misure pratiche che ti proteggono:
- Designa qualcuno nel tuo team per monitorare l'atmosfera e il consumo di alcolici nel corso dell'evento.
- Smetti attivamente di servire quando qualcuno ha chiaramente bevuto troppo. Non è solo prudente dal punto di vista legale, protegge anche la tua reputazione come caterer.
- Specifica nel tuo preventivo fino a che ora e a quali condizioni servirai bevande.
- Considera un'assicurazione di responsabilità civile che copra i rischi legati agli eventi. Chiedi al tuo assicuratore se la tua polizza attuale include questo.
Cosa includere nel preventivo
Una formula bevande merita la stessa cura nel preventivo del cibo. Specifica:
- Quali bevande sono incluse e quali no (superalcolici, vino, birra, analcolici).
- Fino a che ora servirai, indipendentemente dall'andamento della festa.
- Se lavori a consumo reale o con un prezzo fisso per persona.
- Chi è responsabile della richiesta dell'autorizzazione: tu o il cliente.
Quest'ultimo punto è cruciale. Se il giorno dell'evento manca l'autorizzazione e non l'hai stabilito per iscritto, sei tu il punto di riferimento. Mettilo per iscritto e confermalo nella conferma d'ordine.
Diritto di tappo e vino del cliente
A volte un cliente vuole portare il proprio vino e ti chiede di versarlo. Sembra semplice, ma le regole si applicano comunque: se apri la bottiglia e versi, sei tu quello che serve. Le regole sui minorenni e la responsabilità si applicano quindi anche a te.
Stabilisci in anticipo se offri questo servizio e addebita un diritto di tappo per bottiglia. Questo ti compensa per il servizio e la responsabilità, e dà al cliente la scelta tra portare le proprie bottiglie o optare per la tua formula bevande.
Domande frequenti
Ho sempre bisogno di un'autorizzazione quando servo alcolici in una sede esterna?
Nella maggior parte dei casi, sì. Una licenza di somministrazione copre solo i tuoi locali autorizzati. In una sede esterna avrai generalmente bisogno di un'autorizzazione temporanea, a meno che il locale abbia già una licenza e tu operi sotto di essa. Verifica sempre prima di accettare un ordine.
Con quanto anticipo devo richiedere l'autorizzazione?
Una guida prudente è due-quattro settimane prima dell'evento, ma questo varia per comune. Alcuni richiedono sei settimane di preavviso per eventi di grandi dimensioni. Informati presso l'autorità locale del luogo dell'evento non appena la prenotazione è confermata.
Cosa succede se per sbaglio servo alcolici a un minorenne?
Sei responsabile della verifica delle età. Se risulta che è stato servito alcol a qualcuno sotto l'età legale, anche involontariamente, puoi ricevere una multa. Istruisci sempre il tuo personale a chiedere un documento in caso di dubbio. «Pensavo fosse più grande» non è una difesa.
Posso rifiutarmi di continuare a servire se qualcuno ha già bevuto troppo?
Puoi e devi farlo. Hai l'obbligo legale di rifiutare l'alcol a qualcuno che è visibilmente ubriaco. Assicurati che il tuo personale lo sappia e possa prendere quella decisione senza doversi giustificare con l'ospite o l'organizzatore.
Le regole per l'autorizzazione sono le stesse ovunque?
Il principio generale è simile, ma i requisiti specifici variano per regione e comune. Anche se hai già lavorato in una sede in precedenza, verifica sempre le regole attuali. Una nuova amministrazione o normative locali aggiornate possono cambiare i requisiti.
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