Aanbetaling vragen als cateraar: hoeveel en wanneer?
Je hebt een mooie offerte gestuurd, de klant gaat akkoord, en daarna hoor je een tijdje niets. Of erger: twee weken voor het event belt iemand op dat het toch niet doorgaat. Een aanbetaling voorkomt beide situaties. Maar hoeveel vraag je, en op welk moment? Dit zijn de vragen die we beantwoorden.
Waarom een aanbetaling meer doet dan je denkt
Een aanbetaling is niet alleen een manier om je inkoop te dekken. Al is dat al genoeg reden om het te vragen. Het maakt ook duidelijk dat de boeking serieus is. Wie betaalt, zit niet meer in de "ik kijk nog even rond"-fase. Dat neveneffect is even waardevol als het geld zelf.
Bij grotere events is de inkoop vaak al weken van tevoren nodig: ingrediënten die je reserveert, personeel dat je vastlegt, materiaal dat je huurt. Als de opdracht een week voor het event toch niet doorgaat, heb je die kosten al gemaakt. Met een aanbetaling dek je dat risico af.
Hoeveel vraag je?
De meeste cateraars werken met 25 tot 50% van de totale opdrachtwaarde. Een globale richtlijn:
- Kleine opdrachten (onder de €500): 25–30%. Het bedrag is overzichtelijk, de inkoop beperkt.
- Middelgrote events (€500–€2.000): 30–40%. Je legt al snel personeel vast en doet vroeg je inkoop.
- Grote events (boven de €2.000): 40–50%. Je risico is groter, de logistiek complexer.
Er is geen vaste wet, maar bewust afwijken van de marktstandaard is iets anders dan per ongeluk te laag zitten.
Op welk moment vraag je het?
Zodra de klant de offerte goedkeurt. Niet daarna, niet na een tweede bevestiging: direct bij acceptatie.
Praktisch werkt het zo:
- Klant keurt de offerte goed, mondeling of via e-mail.
- Jij stuurt dezelfde dag de aanbetalingsfactuur.
- Zodra de betaling binnen is, is de boeking definitief.
Die volgorde is belangrijk. Een mondeling akkoord voelt concreet maar lost snel op. Een betaling niet.
Zet het gewoon in je offerte
Veel cateraars vragen achteraf om een aanbetaling, alsof het een extra stap is die ze even moeten verkopen. Maar als je het in je offerte opneemt, hoef je er later niet over te onderhandelen.
Een simpele zin volstaat:
"Bij acceptatie van deze offerte sturen wij een aanbetalingsfactuur van 40% van het totaalbedrag. De boeking is definitief zodra de aanbetaling is ontvangen."
Zo stelt de klant zich er op voorhand op in, en jij hoeft het niet als een apart gesprek te voeren.
Wat als iemand niet betaalt?
Stuur een herinnering na vijf werkdagen. Geen reactie? Neem dan telefonisch contact op. Houd de datum in de tussentijd aan, maar leg nog geen inkoop vast.
Als de betaling uitblijft en de datum nadert, mag je de boeking annuleren. Zet dat ook in je offerte: "Bij uitblijven van de aanbetaling behoudt [jouw bedrijfsnaam] zich het recht voor de boeking te annuleren." Dan is het voor iedereen helder.
Veelgestelde vragen
Mag ik 100% aanbetaling vragen?
Dat mag je vragen, maar het schrikt veel klanten af, zeker bij een eerste boeking. Sommige cateraars werken bij kleine of last-minute opdrachten wel met een volledige vooruitbetaling, maar voor reguliere events is 30–50% de gangbare norm. Wat je vraagt, zet je in je offertevoorwaarden. Dan is er geen discussie achteraf.
Is een aanbetaling verplicht als ik het niet in mijn offerte had staan?
Nee. Als je offerte niets over een aanbetaling zegt en de klant akkoord gaat, kun je het niet alsnog eisen. Voeg het daarom altijd toe aan je offertesjabloon, zodat het bij elke nieuwe offerte automatisch meegaat.
Wat als een klant om een lagere aanbetaling vraagt?
Je mag er over praten, maar weet wat je grens is. Een lager bedrag verhoogt je risico, dus overweeg dan andere voorwaarden aan te scherpen: een kortere betalingstermijn voor het restant, of een strengere annuleringsregeling. Onderhandelen is prima, zolang je niet puur en alleen je inkoop ongedekt laat.
Hoe verwerk ik de aanbetaling in de eindafrekening?
Vermeld de aanbetaling als betaald bedrag op de eindfactuur, zodat de klant ziet dat het al verrekend is. Iets als "Aanbetaling ontvangen op [datum]: -€450,00". Dat voorkomt vragen en geeft een nette afhandeling.
Wat bij annulering: moet ik de aanbetaling terugstorten?
Dat hangt af van je annuleringsvoorwaarden. Als je die niet hebt vastgelegd, sta je juridisch minder sterk. De gangbare aanpak: annulering meer dan vier weken van tevoren geeft recht op terugbetaling van een deel, annulering binnen twee weken niet. Leg de staffel op voorhand vast in je offerte of algemene voorwaarden.
Offertes sturen en aanbetalingen bijhouden in één overzicht? Dat doe je met Catermonkey.
Probeer gratis