Wat is een offerte? De complete gids voor cateraars

Een offerte is je eerste indruk bij een nieuwe klant en de basis van elke cateringopdracht. In deze gids lees je wat een offerte precies is, wat erop moet staan, hoe bindend hij is, en hoe je voorkomt dat een goede offerte in de inbox van je klant blijft liggen.

Wat is een offerte precies?

De betekenis van offerte in één zin: een schriftelijk aanbod waarin staat wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Het woord komt van het Latijnse offerre, aanbieden. Een offerte is dus letterlijk een aanbod, en daarmee eenzijdig: pas als de klant akkoord geeft ontstaat er een afspraak tussen twee partijen.

Een offerte is je aanbod aan een klant: wat je gaat leveren, voor welke prijs en onder welke voorwaarden. Bij catering betekent dat meestal een uitsplitsing van gerechten of arrangementen, aantal gasten, personeel, materiaal en extra's zoals vervoer of bediening.

Zodra de klant akkoord geeft, vormt de offerte de basis van de opdracht: wat erin staat, is wat je levert.

Dat maakt een offerte iets anders dan een prijsindicatie die je even door de telefoon noemt. Een offerte is een concreet, schriftelijk aanbod waar een klant ja tegen kan zeggen, en waar je als cateraar aan gehouden kunt worden zodra dat gebeurt.

Offerte, prijsopgave, factuur of overeenkomst: de verschillen

Deze vier termen worden door elkaar gebruikt, maar zijn niet hetzelfde. Een prijsopgave is een vrijblijvende inschatting, vaak zonder alle details. Een offerte is specifieker en bedoeld om op te tekenen.

Een overeenkomst ontstaat pas zodra de klant de offerte accepteert: vanaf dat moment ben je allebei gebonden aan wat erin staat. Een factuur stuur je na afloop, ter betaling van wat je op basis van de offerte hebt geleverd.

Twijfel je bij een specifieke aanvraag welke van de vier aan de orde is? De uitgewerkte artikelen gaan dieper in op elk verschil: offerte versus prijsopgave, offerte versus factuur en offerte versus overeenkomst.

Is een offerte bindend of vrijblijvend?

Dat hangt af van wat je erin zet. Een offerte is in Nederland en België in principe bindend zodra de klant hem accepteert, tenzij je er expliciet bij zet dat hij vrijblijvend is.

Schrijf je niets over de geldigheid of het karakter van de offerte, dan loop je het risico dat een klant je maanden later nog aan een verouderde prijs houdt. Bij ingrediënten die in de tussentijd duurder zijn geworden, betaal je dat verschil zelf.

Zet daarom altijd duidelijk op de offerte of hij vrijblijvend of bindend is, en wat er gebeurt als een klant tekent. De volledige uitleg staat in hoe bindend is een offerte en wat is een vrijblijvende offerte. Heeft een klant al getekend en wil je weten wat dat voor jullie allebei betekent? Lees wat als je een offerte tekent.

Wat moet er verplicht op een offerte staan?

Een goede offerte bevat op zijn minst: je bedrijfsgegevens en KvK-nummer, een duidelijke omschrijving van wat je levert, de prijs inclusief en exclusief btw, betalingsvoorwaarden, een geldigheidsdatum en je algemene voorwaarden.

Ontbreekt een van die punten, dan is een offerte niet meteen ongeldig. Je geeft een klant wel ruimte voor discussie achteraf, en die discussie voer je altijd op het verkeerde moment: als het evenement al geweest is.

Een volledig overzicht van wat wettelijk verplicht is en wat sterk aan te raden is, vind je in wat moet verplicht op een offerte staan.

Hoe lang is een offerte geldig?

De meeste cateraars hanteren een geldigheidstermijn van twee tot vier weken. Kort genoeg om je prijzen actueel te houden, lang genoeg om een klant de tijd te geven te beslissen.

Zet die termijn altijd op de offerte. Zonder geldigheidsdatum kan een klant in theorie maanden later nog aanspraak maken op een prijs die allang niet meer klopt, bijvoorbeeld doordat je inkoopprijzen zijn gestegen.

Loopt een offerte bijna af zonder reactie? Stuur dan een korte herinnering in plaats van hem stilzwijgend te laten verlopen. Zo bepaal je zelf wanneer een prijs opnieuw onderhandelbaar is.

De juiste prijs en voorwaarden bepalen

Een prijs die net te hoog is, kost je de opdracht. Een prijs die te laag is, kost je marge. Reken behalve ingrediënten en personeel ook je vaste kosten mee, plus transport en een marge voor wat je niet had zien aankomen.

Werk je met foodtrucks of externe locaties, reken dan ook de opbouwtijd en de rit ernaartoe mee. Die twee worden het vaakst vergeten in een eerste prijsberekening, en ze zitten allebei in de uren van je mensen.

Meer over prijzen opbouwen lees je in hoe bereken je prijzen voor een catering offerte en transportkosten in catering offertes. Wijkt de uitvoering af van wat je had begroot, bijvoorbeeld door een ander gastenaantal? Dan lees je in hoeveel mag een offerte afwijken hoe je daarmee omgaat zonder de klant te verrassen.

Offerte versturen, opvolgen en omgaan met reacties

De meeste offertes die niet tot een opdracht leiden, sneuvelen niet op prijs of inhoud. Ze sneuvelen op stilte. Een klant vraagt een offerte aan, is even druk, en vergeet te reageren.

Volg daarom altijd op. Een korte herinnering na een paar dagen voelt niet opdringerig, het laat juist zien dat je serieus met de aanvraag omgaat.

Hoe en hoe vaak je opvolgt, lees je in hoe volg je op na het versturen van een offerte. Vindt een klant je offerte te duur, of klopt er iets niet meer nadat je hem al had verstuurd? Dan helpen wat doe je als een klant je offerte te duur vindt en wat als de offerte niet klopt je verder.

Sneller en persoonlijker offreren

Elke offerte helemaal opnieuw opbouwen kost een avond die je liever aan de opdracht zelf besteedt. Met een sjabloon zet je je bedrijfsgegevens, voorwaarden en opmaak een keer goed neer, en pas je per klant alleen de inhoud aan: gastenaantal, menu, datum en prijs.

Zo gaat een offerte dezelfde dag nog de deur uit, en leest hij toch als een aanbod dat voor deze klant is gemaakt. Dat scheelt meer opdrachten dan een scherpere prijs, want de cateraar die als eerste iets fatsoenlijks stuurt, zit als eerste in het hoofd van de klant.

In hoe personaliseer je een offerte template lees je hoe je dat aanpakt. En zodra een opdracht is afgerond, is vragen om feedback minstens zo waardevol als de offerte zelf: het levert je de woorden op waarmee je de volgende schrijft, zoals beschreven in klantfeedback verzamelen voor toekomstige offertes.

Veelgestelde vragen

Wat betekent offerte?

Offerte betekent aanbod. Het woord komt van het Latijnse offerre, aanbieden. In de praktijk is het een schriftelijk voorstel waarin staat wat je levert, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Het is eenzijdig: pas als de klant akkoord geeft ontstaat er een afspraak.

Is een offerte hetzelfde als een prijsopgave?

Niet helemaal. Een prijsopgave noemt alleen een bedrag, een offerte legt daarnaast vast wat je precies levert en onder welke voorwaarden. In het dagelijks gebruik lopen de termen door elkaar, maar bij een geschil is het verschil belangrijk. We hebben het uitgewerkt in het verschil tussen een offerte en een prijsopgave.

Wanneer wordt een offerte bindend?

Zodra de klant hem accepteert, tenzij je hem uitdrukkelijk vrijblijvend hebt gemaakt of de geldigheidstermijn is verstreken. Op dat moment verandert je aanbod in een overeenkomst met wederzijdse rechten en plichten.

Is een offerte hetzelfde als een contract?

Niet precies. Een offerte is het aanbod; pas zodra de klant akkoord geeft, ontstaat er een overeenkomst. Vanaf dat moment gelden dezelfde rechten en plichten als bij een contract.

Moet ik btw apart vermelden op een offerte?

Ja, vermeld altijd zowel het bedrag exclusief als inclusief btw, en het toegepaste percentage. Dat voorkomt discussie achteraf, zeker bij zakelijke klanten die de btw terugvorderen.

Kan ik een offerte nog wijzigen nadat een klant akkoord is?

Alleen in overleg. Zodra een klant tekent, is de offerte een overeenkomst geworden. Wil je iets aanpassen, bijvoorbeeld door een gewijzigd gastenaantal, leg dat dan schriftelijk vast als aanvulling in plaats van de oorspronkelijke offerte stilzwijgend te veranderen.

Hoe snel moet ik reageren op een offerteaanvraag?

Binnen een dag of twee heeft de beste kans op een opdracht. Cateraars die snel en volledig reageren, worden vaker gekozen dan cateraars die weliswaar goedkoper zijn, maar traag antwoorden.

Wat zet ik op een offerte als het aantal gasten nog niet vaststaat?

Noem een prijs per gast en een aantal waar je vanuit gaat, en zet erbij tot welke datum de klant dat aantal mag bijstellen. Dan weet je allebei waar je aan toe bent, en hoef je de offerte niet vier keer opnieuw te maken.

Vraag ik een aanbetaling bij een getekende offerte?

Bij grotere opdrachten is dat gebruikelijk, zeker als je vooraf inkoopt of personeel vastlegt. Zet het bedrag en het moment van betalen in de offerte zelf, dan is het geen apart gesprek meer als de klant tekent.

Offertes maken, opvolgen en omzetten in een opdracht hoort bij elkaar. Catermonkey bouwt je offerte op uit je eigen gerechten en prijzen, houdt bij welke nog open staat, en zet een getekende offerte om in de opdracht en de factuur zonder dat je de bedragen opnieuw intikt.

Probeer gratis