Inloggen Probeer gratis
Taal:NL

Antwoorden Offertes

Wat moet verplicht op een offerte staan?

KvK-nummer, btw-nummer, geldigheidsduur en of de prijzen in- of exclusief btw zijn.

8 april 2026 · 7 min lezen

Een offerte die je naar een klant stuurt, moet een aantal verplichte gegevens bevatten. Je bedrijfsgegevens zoals naam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer zijn wettelijk verplicht, net als correcte klantgegevens, de datum en de geldigheidsperiode. Ook de BTW-vermelding luistert nauw. Zet je alle offerte onderdelen er correct op, dan sta je juridisch sterk en voorkom je misverstanden met klanten.

Wat zijn de wettelijke vereisten voor een offerte?

In Nederland zijn er duidelijke wettelijke vereisten voor offertes, zeker voor bedrijven in de horeca en de evenementenbranche. Die regels staan in het Burgerlijk Wetboek en in de Wet op de omzetbelasting.

De belangrijkste wettelijke basis vind je in artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek. Dat artikel zegt dat een offerte alle relevante informatie moet bevatten die de klant nodig heeft om een beslissing te nemen. Voor catering offertes en evenement offertes betekent dat: helder zijn over prijzen, diensten en voorwaarden.

Daarnaast geldt de informatieplicht uit de Wet handhaving consumentenbescherming. Die verplicht je om bepaalde bedrijfsgegevens te vermelden, zodat klanten weten met wie ze zakendoen.

Ben je BTW-plichtig, dan komen daar regels bij vanuit de Wet op de omzetbelasting. Je moet duidelijk aangeven of prijzen inclusief of exclusief BTW zijn, en je BTW-nummer vermelden.

Welke bedrijfsgegevens moet je altijd vermelden op een offerte?

Je bedrijfsgegevens vormen de basis van elke juridisch correcte offerte. Ze zijn wettelijk verplicht, en ze laten je klant zien met wie hij zakendoet.

Verplichte bedrijfsgegevens op elke offerte:

Voor eenmanszaken vermeld je je eigen naam en eventueel je handelsnaam. Bij een BV of NV gebruik je de officiële bedrijfsnaam inclusief de rechtsvorm.

Deze gegevens zet je meestal in de kop of de voet van je offerte. Zo staan ze altijd in beeld en voldoe je aan de wettelijke vereisten als je een offerte samenstelt.

Hoe vermeld je BTW correct op een catering offerte?

De BTW-vermelding op catering offertes vraagt om specifieke aandacht, omdat verschillende diensten onder verschillende BTW-tarieven vallen.

Voor de meeste cateringdiensten geldt het lage BTW-tarief van 9%. Dit geldt voor:

Het hoge BTW-tarief van 21% is van toepassing op:

Dienst BTW-tarief Voorbeeld
Catering voedsel 9% Buffet, lunch, diner
Alcoholische dranken 21% Wijn, bier, sterke drank
Personeel/service 21% Bediening, koks
Materiaalverhuur 21% Tafels, stoelen, servies

Vermeld altijd duidelijk of je prijzen inclusief of exclusief BTW zijn. Schrijf het voluit, bijvoorbeeld "Alle prijzen zijn exclusief 9% BTW" of "€ 25,00 incl. BTW".

Wat voor klantgegevens horen op een professionele offerte?

Correcte klantgegevens bepalen mee of je offerte juridisch standhoudt. Dat geldt voor een offerte horeca net zo goed als voor een evenement offerte.

Minimaal benodigde klantgegevens:

Bij zakelijke klanten is het verstandig om ook het KvK-nummer en BTW-nummer op te nemen. Dat scheelt je gezoek bij de facturatie en houdt je administratie schoon.

Bij evenementen vermeld je ook:

Controleer of alles goed gespeld staat. Een verkeerde bedrijfsnaam of een adres van een oude vestiging levert later discussie op over wie er eigenlijk getekend heeft.

Welke datum- en geldigheidsgegevens zijn verplicht?

Datum- en geldigheidsgegevens geven duidelijkheid over de tijdlijn van je offerte, en ze horen op een correcte offerte thuis.

Verplichte datum- en tijdgegevens:

Een geldigheidsperiode van 30 dagen is gebruikelijk voor catering offertes, maar je bepaalt het zelf. Voor een evenement met een vaste datum houd je de offerte vaak geldig tot een paar weken voor die dag.

Vermeld ook de momenten waarop je iets van de klant nodig hebt:

Die regels beschermen je tegen wijzigingen op het laatste moment. En de klant weet waar hij aan toe is.

Hoe zorg je dat je offerte volledig en juridisch correct is?

Een complete checklist helpt je om alle wettelijke vereisten na te lopen voordat je de offerte verstuurt.

Controleer altijd deze punten:

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden:

Loop die lijst elke keer op dezelfde manier af. Dan staan je offerte verplichte gegevens er altijd op, en kom je bovendien professioneler over. Zit je met een bijzondere situatie, bijvoorbeeld een buitenlandse opdrachtgever of een feest waarbij eten en drank onder verschillende tarieven vallen, leg die dan voor aan je boekhouder of neem contact met ons op.

Wat gebeurt er als er gegevens ontbreken op je offerte?

Een offerte met gaten erin is niet meteen juridisch ongeldig, maar hij kost je wel. Staat er geen geldigheidsperiode bij, dan kan een klant drie maanden later alsnog terugkomen met "dit had je toch aangeboden", terwijl je inkoopprijzen intussen zijn gestegen.

Ontbreekt je KvK-nummer of BTW-nummer, dan gaat de klant daar bij de eerste factuur alsnog om vragen. Zakelijke klanten hebben die gegevens nodig voor hun eigen administratie, en een offerte zonder die nummers voelt voor hen als een offerte van een bijbaantje.

Het vervelendst is een onduidelijke BTW-vermelding. Een klant die 21% ziet waar hij 9% verwachtte, of andersom, gaat onderhandelen over een bedrag dat jij helemaal niet in je zak steekt. Dat gesprek voorkom je met één regel tekst onder het totaal.

Veelgestelde vragen

Is een offerte wettelijk verplicht?

Nee, je bent niet verplicht om een offerte te sturen. Doe je het wel, dan gelden er regels voor wat erop moet staan: je bedrijfsgegevens, je KvK-nummer en je BTW-nummer als je BTW-plichtig bent. In de catering is een schriftelijke offerte in de praktijk onmisbaar, want zonder papier discussieer je achteraf over aantallen en meerwerk.

Moet mijn KvK-nummer op een offerte staan?

Ja. Je KvK-nummer hoort bij de gegevens waarmee je aantoont met welk bedrijf de klant zakendoet. Zet het bij je adres in de kop of de voet, dan staat het op elke offerte die de deur uitgaat zonder dat je eraan hoeft te denken.

Moet ik vermelden of prijzen inclusief of exclusief BTW zijn?

Ja, en dat is de fout die het vaakst wordt gemaakt. Bij particuliere klanten noem je normaal gesproken bedragen inclusief BTW, bij zakelijke klanten exclusief. Zet het er in beide gevallen letterlijk bij, bijvoorbeeld "Alle prijzen zijn exclusief 9% BTW".

Hoe lang is een offerte geldig als er geen geldigheidsperiode op staat?

Dan geldt een "redelijke termijn", en wat redelijk is bepaalt uiteindelijk een rechter. Dat wil je niet. Vermeld daarom altijd een geldigheidsperiode, 30 dagen is gebruikelijk voor catering. Bij een evenement dat ver vooruit gepland wordt, kun je de offerte langer geldig houden en er een prijsclausule bij zetten.

Welk BTW-tarief geldt voor catering: 9% of 21%?

Eten en niet-alcoholische dranken vallen onder 9%. Alcohol boven 1,2%, bediening, personeel, materiaalverhuur en de organisatie van een evenement vallen onder 21%. Een catering offerte bevat vaak allebei, dus splits je regels en zet per post het juiste tarief erbij.

Mag ik een offerte intrekken nadat ik hem heb verstuurd?

Zolang de klant nog geen akkoord heeft gegeven, kun je een offerte intrekken. Stuur dat schriftelijk en leg kort uit waarom, bijvoorbeeld een rekenfout of een leverancier die zijn prijs verhoogde. Heeft de klant al getekend, dan ligt er een overeenkomst en heb je zijn instemming nodig.

Catermonkey zet je bedrijfsgegevens, KvK-nummer, BTW-nummer en geldigheidsduur standaard op elke offerte, en rekent per regel het juiste BTW-tarief mee, zodat je voor het versturen niets meer hoeft na te lopen.

Probeer gratis

Dit soort dingen rekent Catermonkey voor je mee terwijl je de offerte maakt.

Probeer gratis

Meer over offertes

Alle antwoorden