Terug naar blog

Hoe volg je op na het versturen van een offerte?

4 mei 2026

Je hebt een mooie offerte verstuurd, alles klopt, en dan... niets. Geen reactie. Dat is een gevoel dat elke cateraar kent. Opvolgen voelt soms ongemakkelijk, maar het is een normaal en professioneel onderdeel van het verkoopproces. Hoe je het aanpakt, bepaalt of die offerte een opdracht wordt of stil verdwijnt.

Wanneer is het beste moment om op te volgen?

De meeste cateraars wachten te lang, of gaan te snel. Een goede vuistregel: neem contact op na 2 tot 4 werkdagen. Dat is lang genoeg om de klant de kans te geven de offerte rustig te lezen, maar kort genoeg om nog relevant te zijn. Heeft de klant zelf een beslistermijn aangegeven? Houd je daar dan aan en volg op een werkdag vóór die datum op.

Maandagochtend en vrijdagmiddag zijn slechte momenten. Mensen zijn dan bezig met de week opstarten of afsluiten en reageren minder snel. Dinsdag, woensdag of donderdagochtend zijn in de meeste gevallen betere momenten.

Welke communicatiemethode werkt het beste?

Bellen of mailen? Dat hangt af van de relatie en van hoe het eerste contact is verlopen. Is er al persoonlijk contact geweest, dan is bellen usually de snelste en warmste manier. Je kunt direct vragen beantwoorden, eventuele bezwaren opvangen en de sfeer peilen. Is de klant iemand die liever mailt, dan respecteer je dat.

Een goede aanpak: stuur eerst een korte opvolgmail, en bel daarna als je geen reactie hebt gekregen. Zo geef je de klant de keuze en kom je niet opdringerig over. In de mail hoef je geen lang verhaal te houden: "Ik wilde even kijken of je de offerte goed ontvangen hebt en of je nog vragen hebt" is meer dan genoeg.

Wat zeg je precies tijdens een opvolggesprek?

Houd het luchtig en servicegericht. Je belt niet om druk te zetten, maar om te helpen. Een paar goede openingszinnen:

• "Ik belde even om te vragen of de offerte is aangekomen en of er nog iets onduidelijk is."
• "We hebben vorige week een offerte gestuurd voor het diner op [datum]. Ik wilde even weten of jullie al een richting hebben?"
• "Is er iets dat ik kan toelichten of aanpassen?"

Als de klant zegt dat ze nog aan het nadenken zijn, vraag dan vriendelijk wanneer ze denken een beslissing te nemen. Zo heb je een concrete datum voor je volgende contactmoment en hoeft niemand in het ongewisse te zitten.

Hoe vaak kun je opvolgen zonder opdringerig te worden?

Drie keer is een goede richtlijn. Na de eerste opvolging na 2 à 4 werkdagen, wacht je bij geen reactie opnieuw een week. De derde keer is de laatste: laat dan een korte, vriendelijke boodschap achter zonder verwachting. Meer dan dat schaadt de relatie meer dan het oplevert.

Stel de tussenpozen bij als de klant zelf aangeeft dat ze nog tijd nodig hebben. Als iemand zegt "we beslissen volgende maand", dan bel je na een maand, niet na een week. Noteer dit soort afspraken zodat je er zeker van bent dat je het niet vergeet.

Wat doe je als een klant niet reageert?

Na drie pogingen zonder reactie is het tijd om vriendelijk af te sluiten. Stuur een korte mail met de boodschap dat je de offerte sluit, maar dat ze altijd terug kunnen komen als de planning verandert. Dit heeft twee voordelen: je houdt je offertestatus netjes bij, en je laat een goede indruk achter. Klanten die nu niet doorgaan, kunnen over een jaar opnieuw bellen.

Vermijd een gefrustreerde toon, ook als je twijfelt of de klant ooit echt serieus was. Professionele afsluiters worden door klanten onthouden. En zorg dat je intern bijhoudt welke offertes zijn afgelopen zonder opdracht, zodat je patronen kunt zien en je aanpak kunt verbeteren.