Angebot schreiben: Aufbau, Vorlage und ein Beispiel

Ein Angebot zu schreiben kostet die meisten Betriebe zu viel Zeit, weil sie jedes Mal bei einem leeren Blatt anfangen. Dabei besteht fast jedes Angebot aus denselben acht Bausteinen. Steht der Aufbau einmal, bleibt nur noch das Ausfüllen. Unten finden Sie diesen Aufbau, eine Vorlage zum Übernehmen und ein ausgefülltes Beispiel für ein Catering für 80 Personen.

Was in jedes Angebot gehört

Anders als bei einer Rechnung schreibt der Gesetzgeber für ein Angebot keine Pflichtangaben vor. Das heißt aber nicht, dass Sie weglassen können, was Sie wollen: Jeder Punkt in dieser Liste verhindert eine Diskussion, die sonst später kommt.

• Ihre Firmenangaben: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail, und wenn vorhanden die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Handelsregistereintrag.
• Die Angaben des Kunden: Firma, Ansprechpartner, Anschrift. Bei Firmenkunden die Abteilung, sonst landet das Angebot in der falschen Mappe.
• Angebotsnummer und Datum. Ohne Nummer können Sie bei einer Rückfrage nicht nachvollziehen, über welche Fassung gesprochen wird.
• Die Gültigkeitsdauer. Sagen Sie konkret, bis wann die Preise gelten.
• Die Leistungsbeschreibung. Was Sie liefern, für wie viele Personen, wann und wo, einschließlich Auf- und Abbau.
• Die Preise, aufgeschlüsselt nach Posten, mit Netto- und Bruttobetrag und ausgewiesener Umsatzsteuer.
• Die Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Zahlungsziel, Kontoverbindung.
• Die Bedingungen rundherum: bis wann die endgültige Personenzahl feststehen muss, was bei einer Absage gilt, und ob das Angebot freibleibend ist.

Der vorletzte Punkt ist der, der im Catering am häufigsten fehlt und am meisten kostet. Welcher Steuersatz auf welchen Teil Ihrer Leistung entfällt, steht in den Mehrwertsteuerregeln für Catering-Rechnungen.

Die Vorlage, Zeile für Zeile

So sieht der Aufbau als Vorlage aus. Übernehmen Sie ihn einmal in Ihr Briefpapier, dann ist er für jedes weitere Angebot fertig:

• Kopf: Ihr Logo, Ihre Firmenangaben, darunter die Adresse des Kunden.
• Betreffzeile: Angebot Nr. [Nummer] für [Anlass] am [Datum].
• Anrede und ein Satz: worauf Sie sich beziehen, zum Beispiel auf das Telefonat vom [Datum].
• Leistungstabelle: pro Zeile Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis.
• Summenblock: Nettosumme, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag.
• Bedingungen: Gültigkeit, Anzahlung, Meldefrist für die Personenzahl, Stornobedingungen.
• Abschluss: ein Satz, was als Nächstes passiert, und wie der Kunde zusagt.

Eine Vorlage in Word oder Excel reicht für die ersten Monate. Sie stößt an ihre Grenze, sobald sich Mengen ändern: Dann rechnen Sie jede Zeile von Hand nach, und genau dort entstehen die Fehler.

Beispiel: ein Catering für 80 Personen

So sieht das ausgefüllt aus. Die Zahlen sind ein Beispiel, Ihre eigenen Preise setzen Sie selbst ein:

• Angebot Nr. 2026-148, Firmenjubiläum am 14. November, Musterstraße 1.
• Fingerfood, acht Sorten, 80 Personen, je 29,00 Euro: 2.320,00 Euro
• Getränkepauschale vier Stunden, 80 Personen, je 14,50 Euro: 1.160,00 Euro
• Servicepersonal, drei Kräfte je sechs Stunden, 38,00 Euro je Stunde: 684,00 Euro
• Anlieferung, Aufbau und Abholung, pauschal: 240,00 Euro
• Nettosumme: 4.404,00 Euro, zuzüglich Umsatzsteuer
• Gültig bis 30. Oktober. Anzahlung 30 Prozent bei Auftragserteilung. Endgültige Personenzahl bis sieben Tage vor der Veranstaltung.

Beachten Sie, wie die Personalstunden eine eigene Zeile bekommen. Wer sie in den Preis pro Person einrechnet, kann bei einer geänderten Gästezahl nicht sauber nachrechnen und verliert jedes Mal ein Stück Marge.

Die häufigsten Fehler

• Keine Gültigkeitsdauer. Ihr Einkauf bewegt sich, Ihr Angebot von vor vier Monaten nicht.
• Personal im Personenpreis versteckt. Siehe oben: unverrechenbar, sobald sich die Zahl ändert.
• Keine Meldefrist für die endgültige Personenzahl. Dann kaufen Sie für 80 ein und es kommen 62.
• Alles in einer Summe. Ein Kunde, der nur eine Zahl sieht, verhandelt über diese eine Zahl. Bei fünf Posten verhandelt er über einen davon.
• Kein nächster Schritt. Schreiben Sie hin, wie zugesagt wird und bis wann.

Nach dem Verschicken

Ein Angebot, das niemand nachfasst, verläuft häufiger im Sand als die meisten denken. Setzen Sie sich beim Verschicken gleich eine Erinnerung, und melden Sie sich, bevor die Gültigkeit abläuft. Wie das ohne Aufdringlichkeit geht, steht in Angebote nachfassen.

Die Preisseite dieser Frage, also wie Sie auf Ihre Zahlen kommen, finden Sie unter Preise für ein Catering-Angebot berechnen.

Häufig gestellte Fragen

Wie schreibe ich ein Angebot?

In acht Bausteinen: Ihre Firmenangaben, die Angaben des Kunden, Angebotsnummer und Datum, Gültigkeitsdauer, Leistungsbeschreibung, aufgeschlüsselte Preise mit ausgewiesener Umsatzsteuer, Zahlungsbedingungen und die Bedingungen rundherum. Legen Sie diesen Aufbau einmal als Vorlage an, dann dauert ein Angebot danach etwa zwanzig Minuten.

Gibt es gesetzliche Pflichtangaben für ein Angebot?

Für ein Angebot schreibt der Gesetzgeber keine Pflichtangaben vor, anders als bei einer Rechnung. Die Liste oben ist deshalb keine Vorschrift, sondern eine Erfahrungsliste: Jeder Punkt darin verhindert eine Diskussion, die sonst später kommt.

Brauche ich eine Vorlage in Word oder Excel?

Für den Anfang reicht das. Eine Vorlage stößt an ihre Grenze, sobald sich Mengen ändern, denn dann rechnen Sie jede Zeile von Hand nach. Genau an dieser Stelle entstehen die Rechenfehler, und genau dort verlieren Sie die Zeit, die Sie eigentlich sparen wollten.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Kurz genug, dass Ihre Einkaufspreise noch stimmen, und lang genug, dass der Kunde intern entscheiden kann. Zwei bis vier Wochen sind im Catering üblich. Steht die Veranstaltung weit in der Zukunft, nehmen Sie einen Vorbehalt für Einkaufspreise auf, statt die Gültigkeit zu verlängern.

Soll das Personal eine eigene Zeile bekommen?

Ja. Verstecken Sie die Stunden nicht im Preis pro Person. Ändert sich die Gästezahl, können Sie die Zeile sauber anpassen, und der Kunde sieht, wofür er zahlt. Das ist auch der Posten, über den am wenigsten verhandelt wird, wenn er sichtbar ist.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, ein Angebot ist ein Preis, an den Sie sich binden, solange die Gültigkeit läuft. Mehr dazu steht unter Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag.