Wie berechnen Sie Preise für ein Catering-Angebot?

Ein Catering-Angebot erstellen ist mehr, als ein Preisschild auf Ihr Menü zu kleben. Sie müssen wissen, was ein Auftrag Sie wirklich kostet, bevor Sie einen fairen Verkaufspreis festlegen können. Kalkulieren Sie zu günstig, verdienen Sie nichts daran. Kalkulieren Sie zu teuer, läuft der Kunde weg. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie Schritt für Schritt vom Selbstkostenpreis zu einem stimmigen Angebot kommen.

Warum eine gute Preisberechnung so wichtig ist

Viele Caterer schätzen ihre Kosten zu niedrig ein. Sie denken an Zutaten, vergessen aber die Stunden, die ein Koch in die Vorbereitung steckt, die Spritkosten für den Transport oder das Saubermachen hinterher. Das Ergebnis: ein Auftrag, für den Sie hart arbeiten, aber kaum etwas daran verdienen.

Eine gute Preisberechnung zeigt Ihnen, was Sie an jedem Auftrag wirklich verdienen. Das ist gut für Ihren Geldbeutel und unverzichtbar, wenn Sie wachsen wollen. Erst wenn Sie genau wissen, was ein Auftrag kostet und einbringt, können Sie bewusst entscheiden, welche Aufträge Sie annehmen.

Was kostet Catering pro Person?

Diese Frage stellen Ihre Kunden, und sie lässt sich nur mit einer Gegenfrage beantworten: welche Servierform. Dieselben Speisen kosten als Buffet pro Gast weniger als ausserviert, weil Besetzung und Ausgabezeit sich unterscheiden. Ein belastbarer Preis pro Person entsteht deshalb nicht aus einem Richtwert, sondern aus vier Posten:

• Wareneinsatz pro Gast, gerechnet auf die tatsächlichen Portionen, nicht auf das Rezept.
• Personalstunden, einschließlich Anfahrt, Auf- und Abbau, nicht nur der Servicezeit.
• Material und Transport: Geschirr, Mietgut, Kühlung, Fahrten.
• Ihr Aufschlag, der Fixkosten und Unternehmerlohn tragen muss.

Rechnen Sie das einmal für Ihre drei häufigsten Formate durch, dann haben Sie für jede Anfrage eine Zahl parat, die trägt. Wie Sie die Wareneinsatzseite davon sauber bekommen, steht unter Wareneinsatz berechnen.

Welche Kosten sollten Sie einrechnen?

Bevor Sie einen Preis festlegen können, erfassen Sie alle Kostenposten. Die lassen sich grob in fünf Gruppen einteilen:

• Zutaten: Rohstoffe für alle Gerichte, inklusive einer Sicherheitsmarge von 5 bis 10 % für Verschwendung und Ausfall.
• Personal: Bruttostundenlohn plus Sozialabgaben für Köche, Service und Fahrpersonal. Zählen Sie auch Auf- und Abbauzeit mit, nicht nur die aktiven Servicestunden.
• Transport und Logistik: Kraftstoff, Mautgebühren, eventuelle Fahrzeugmiete und Parkgebühren vor Ort (siehe auch: Wie berechnen Sie Transportkosten in Catering-Angeboten?).
• Material und Ausrüstung: Miete oder Abschreibung von Chafing Dishes, Geschirr, Zelten und anderen Dingen, die Sie mitbringen.
• Gemeinkosten: einen Teil Ihrer Fixkosten wie Miete für Ihre Küche, Versicherung und Verwaltung, umgelegt auf die Anzahl der Aufträge pro Jahr.

Wie berechnen Sie den Selbstkostenpreis pro Person?

Die einfachste Methode ist, den Selbstkostenpreis zuerst pro Person zu berechnen und ihn anschließend auf die Gesamtzahl der Gäste hochzurechnen.

Angenommen, Sie organisieren einen Lunch für 80 Personen:

• Zutaten: 12 € pro Person
• Personal (4 Mitarbeiter, 6 Stunden, 22 € brutto/Stunde): 660 € insgesamt, also 8,25 € pro Person
• Transport: 80 € insgesamt, also 1,00 € pro Person
• Material: 120 € insgesamt, also 1,50 € pro Person
• Gemeinkostenzuschlag: 2,00 € pro Person

Selbstkostenpreis: 24,75 € pro Person. Mit einer Marge von 30 % kommen Sie auf einen Verkaufspreis von etwa 35 € pro Person, also 2.800 € für den gesamten Auftrag.

Achten Sie in diesem Rechenbeispiel auf den Posten Personal. Er ist fast so hoch wie Ihre Zutaten, und er ist der Posten, der am schnellsten aus dem Ruder läuft. Eine Stunde länger Abbau als geplant kostet Sie in diesem Beispiel 88 €, also gut ein Prozent Ihrer Marge auf den gesamten Auftrag.

Welche Gewinnmarge sollten Sie ansetzen?

Für Cateringunternehmen liegt eine gesunde Marge meist zwischen 20 % und 35 %. Wie Sie sie bestimmen, hängt von der Art der Veranstaltung ab:

• Firmenlunches und kleine Veranstaltungen (20 bis 25 %): hohe Konkurrenz, Kunden vergleichen schnell. Sie setzen auf Volumen.
• Hochzeiten und Galadiners (28 bis 35 %): mehr Maßarbeit, höhere Erwartungen. Kunden zahlen für Qualität und Rundum-Service.
• Festivals und große Publikumsevents (25 bis 30 %): Skaleneffekt, aber auch mehr logistische Risiken.

Nutzen Sie die Formel: Verkaufspreis = Selbstkostenpreis geteilt durch (1 minus die gewünschte Marge). Bei einem Selbstkostenpreis von 25 € und einer gewünschten Marge von 30 % ergibt das 25 € / 0,70 = 35,71 € pro Person.

Möchten Sie wissen, ob Ihre Marge mit dem Rest der Branche mithält, vergleichen Sie sie mit der Gewinnmarge eines Cateringunternehmens.

Wie gehen Sie mit zusätzlichen Kosten und unerwarteten Situationen um?

Manche Kosten sind variabel und schwer im Voraus einzuschätzen. Rechnen Sie sie getrennt in Ihrem Angebot vor, damit der Kunde versteht, wofür er bezahlt:

• Wochenend- und Abendzuschlag: Mitarbeiter, die samstagabends arbeiten, verdienen meist mehr. Rechnen Sie das direkt mit ein.
• Puffer für Unvorhergesehenes: reservieren Sie 5 bis 10 % der Gesamtkosten für unerwartete Ausgaben, etwa ein kaputtes Gerät, das gemietet werden muss, oder mehr Gäste als erwartet.
• Stornokosten: legen Sie in Ihrem Angebot fest, was bei später Stornierung passiert, damit bereits entstandene Kosten gedeckt sind.
• Reisekosten außerhalb Ihres Standardbereichs: Veranstaltungen weit weg von Ihrem Standort kosten mehr. Berechnen Sie eine feste Kilometervergütung oder einen Tagessatz für den Fahrer.

Rechnen Sie Ihr Angebot hinterher nach

Die beste Preisberechnung ist die vom letzten Mal, sofern Sie sie nachgerechnet haben. Stellen Sie nach einem Auftrag Ihre kalkulierten Kosten neben das, was Sie tatsächlich ausgegeben haben: für Einkauf, für Stunden und für alles, was Sie unterwegs zusätzlich besorgt haben.

Nach fünf oder sechs Aufträgen erkennen Sie ein Muster. Meist liegt der Unterschied in den Stunden und in den letzten Einkäufen am Tag selbst. Diesen Unterschied verarbeiten Sie in Ihrem nächsten Angebot, und erst dann stimmt Ihr Selbstkostenpreis wirklich.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine normale Marge für ein Cateringunternehmen?

Das ist je nach Segment unterschiedlich. Für Firmencatering ist eine Nettomarge von 20 bis 25 % üblich. Für Hochzeitscatering und Galadiners können Sie 28 bis 35 % ansetzen. Rechnen Sie Ihre Gemeinkosten richtig mit ein, dann wissen Sie sicher, dass diese Marge nach allen Kosten auch wirklich übrig bleibt.

Wie berechnen Sie Zutatenkosten genau?

Berechnen Sie pro Gericht, wie viel Gramm von jeder Zutat Sie pro Person brauchen, multiplizieren Sie das mit dem Einkaufspreis pro Kilogramm und rechnen Sie eine Sicherheitsmarge von 5 bis 10 % für Verschwendung und Ausfall dazu. Bei komplexen Menüs summiert sich das schnell, nutzen Sie deshalb eine Tabelle oder Software, die das automatisch anhand Ihrer Rezepte berechnet.

Muss ich die Umsatzsteuer in meinem Angebot separat ausweisen?

Ja, außer Sie haben ausschließlich Privatkunden. Bei B2B-Kunden ist es üblich, Preise ohne Umsatzsteuer anzugeben und die Umsatzsteuer separat auszuweisen. Bei Privatkunden geben Sie den Preis inklusive Umsatzsteuer an. Machen Sie in Ihrem Angebot immer deutlich, ob der Betrag mit oder ohne Umsatzsteuer ist, und welcher Satz gilt.

Wie verhindern Sie, dass Sie zu niedrig kalkulieren?

Der häufigste Fehler ist, nur auf die Zutatenkosten zu schauen. Sorgen Sie für ein festes Format, in dem Sie alle Kostenposten durchgehen: Personal, Transport, Gemeinkosten und einen Puffer für Unvorhergesehenes. Vergleichen Sie Ihren endgültigen Selbstkostenpreis immer mit Ihrem Durchschnitt für vergleichbare Veranstaltungen aus der Vergangenheit. Liegt ein neuer Auftrag deutlich darunter, gehen Sie die Berechnung noch einmal durch.

Wie berechnen Sie den Selbstkostenpreis, wenn die Gästezahl noch unsicher ist?

Erstellen Sie Ihr Angebot auf Basis eines Mindest- und eines Höchstszenarios. Berechnen Sie feste Kosten wie Transport und Aufbau getrennt von den variablen Kosten pro Person. So können Sie in Ihrem Angebot einen Preis pro Person angeben und deutlich machen, dass feste Kosten unabhängig von der genauen Gästezahl gelten.

Wie viele Stunden rechnen Sie für Auf- und Abbau?

Das hängt von der Location ab, aber rechnen Sie bei einem Buffet für 80 Personen mit etwa zwei Stunden Aufbau und einer Stunde Abbau, plus der Fahrzeit hin und zurück. Ist es eine Location ohne Aufzug oder ohne Küche, rechnen Sie eine Stunde dazu. Notieren Sie hinterher, wie es wirklich war, dann stimmt Ihr nächstes Angebot besser.

Catermonkey berechnet automatisch Ihren Selbstkostenpreis pro Person anhand Ihrer Rezepte und Mengen, sodass Sie immer wissen, ob Ihr Angebot stimmt.

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