Wie kann ich eine Eventplanung und Arbeitsliste für ein Cateringunternehmen erstellen?

Eine Eventplanung und Arbeitsliste für ein Cateringunternehmen erstellen Sie, indem Sie zuerst alle Kundendaten und Wünsche einholen, danach eine Zeitlinie aufstellen und schließlich eine konkrete Arbeitsliste pro Mitarbeiter erstellen. Eine gute Eventplanung beginnt 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung und enthält klare Aufgaben, Zeiten und Verantwortlichkeiten für jeden in Ihrem Team.

Was sind die wichtigsten Schritte beim Erstellen einer Eventplanung für Catering?

Eine Eventplanung, die funktioniert, besteht aus acht Hauptschritten, die Sie Schritt für Schritt durchgehen, vom ersten Anruf bis zur Abrechnung. Beginnen Sie damit, alle Kundendaten und Wünsche festzuhalten, gefolgt von einem detaillierten Angebot und einer Zeitlinie.

Beginnen Sie Ihre Planung 4 bis 6 Wochen vorher damit, alles zu erfassen, was Sie brauchen. Erstellen Sie eine Übersicht über das Menü, die Gästezahl, die Location und die besonderen Wünsche. Legen Sie danach fest, welches Material, welches Personal und welchen Transport Sie brauchen. Planen Sie Ihren Einkauf und Ihre Vorbereitung so, dass Sie zwei Tage vor der Veranstaltung alle Zutaten im Haus haben.

Der nächste Schritt ist eine Produktionsplanung für Ihre Küche. Verteilen Sie die Kochaufgaben auf mehrere Tage und sorgen Sie dafür, dass alles, was vorab erledigt werden kann, auch wirklich vorab passiert. Das erspart Stress am Tag selbst und kommt der Qualität zugute.

Schließen Sie Ihre Planung mit einer letzten Kontrolle 24 Stunden vor der Veranstaltung ab. Prüfen Sie, ob alle Zutaten da sind, ob Ihr Personal informiert ist und ob der Transport geregelt ist. Eine gute Planung bedeutet, dass Sie am Tag selbst nur noch ausführen, was schon bereitliegt.

Wie erstellen Sie eine praktische Arbeitsliste, der alle Mitarbeiter folgen können?

Eine praktische Arbeitsliste enthält konkreten Aufgaben mit Zeiten und klaren Verantwortlichkeiten pro Mitarbeiter. Erstellen Sie separate Arbeitslisten für Küche, Service und Transport, damit jeder weiß, was von ihm oder ihr erwartet wird und wann.

Beginnen Sie jede Arbeitsliste mit einem Kopf über die Veranstaltung: die Gästezahl, die Location, die Ankunftszeit und die Besonderheiten. Teilen Sie danach alle Aufgaben in 30-Minuten-Blöcke ein. Vermerken Sie pro Aufgabe, was passieren muss, wie lange es dauert und welches Material dafür nötig ist.

Nehmen Sie auch klare Absprachen zur Abstimmung in Ihre Arbeitsliste auf. Legen Sie fest, wer die Gesamtverantwortung trägt, wie Ihre Leute Sie bei Problemen erreichen und zu welchen Momenten Sie kurz zusammenkommen. Fügen Sie die Nummern aller wichtigen Personen hinzu: des Kunden, der Location und Ihrer Teamleiter.

Lassen Sie Ihre Arbeitslisten von einem erfahrenen Mitarbeiter gegenlesen. Der sieht die praktischen Dinge, die Sie übersehen. Eine gute Arbeitsliste ist so klar, dass auch jemand, der zum ersten Mal dabei ist, damit zurechtkommt.

Drucken Sie Ihre Arbeitslisten aus und speichern Sie sie zusätzlich auf dem Handy Ihrer Teamleiter. An einer Location ohne Empfang ist Papier manchmal das Einzige, das noch funktioniert.

Machen Sie öfter dieselbe Art von Veranstaltung, erstellen Sie eine feste Arbeitsliste pro Veranstaltungstyp. Eine Hochzeit, ein Firmenumtrunk und eine Beerdigung haben jeweils ihren eigenen Rhythmus, und diese Liste müssen Sie pro Auftrag nur noch bei Zahlen und Zeiten anpassen.

Welche Informationen brauchen Sie von Kunden, bevor Sie mit der Planung beginnen können?

Für eine gute Cateringplanung brauchen Sie mindestens acht Arten von Informationen von Ihrem Kunden: die Gästezahl, Datum und Uhrzeit, die Location, die Menüwünsche, das Budget, die besonderen Wünsche, was vor Ort vorhanden ist und die Nummern aller Beteiligten.

Beginnen Sie mit den Grundlagen: dem genauen Datum, der Startzeit, der Endzeit und der Gästezahl. Fragen Sie auch, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt, denn ein Geschäftslunch verlangt etwas anderes als ein Geburtstag. Notieren Sie, ob die Gästezahl endgültig ist oder sich noch ändern kann.

Holen Sie danach die Location-Informationen ein. Fragen Sie nach der Adresse, dem Küchenraum, der Kühlung, dem Geschirr und dem Parkplatz. Fragen Sie auch, ob Ihr Team Zugang hat und ob es einen Platz zum Ausladen gibt.

Halten Sie alle besonderen Wünsche fest: vegetarische Optionen, Allergien, religiöse Vorschriften und welche Getränke dazugehören. Fragen Sie auch, welche Form der Bedienung der Kunde sich vorstellt: Buffet, Walking Dinner oder am Tisch. Das bestimmt Ihr Personal und Ihr Material.

Sorgen Sie dafür, dass Sie alle Ansprechpartner haben: den Auftraggeber, den Verwalter der Location und eventuell einen Hochzeitsplaner oder Eventmanager. Fragen Sie nach ihren Mobilnummern, denn am Tag selbst rufen Sie keinen Festnetzanschluss an.

Wie planen Sie das Timing und die Transportarbeit für verschiedene Arten von Veranstaltungen?

Das Timing unterscheidet sich stark je nach Art der Veranstaltung. Geschäftliche Veranstaltungen haben straffe Zeiten und verlangen Pünktlichkeit, während Familienfeiern mehr Spielraum lassen. Planen Sie für einen Geschäftslunch 2 Stunden Vorbereitung, für eine Hochzeit mindestens 4 Stunden. Bei einer Abendveranstaltung verschiebt sich Ihr ganzer Tagesablauf mit.

Für kleine Zusammenkünfte bis 25 Personen planen Sie meist 1 bis 2 Stunden Aufbauzeit. Beginnen Sie mit dem Bereitstellen von Geschirr und Getränken, danach die warmen Gerichte. Sorgen Sie dafür, dass Sie 15 Minuten vor Beginn der Veranstaltung bereit sind für die letzten Fragen des Gastgebers oder der Gastgeberin.

Große Feste ab 100 Personen verlangen einen anderen Ansatz. Planen Sie mindestens 3 bis 4 Stunden Aufbauzeit und arbeiten Sie mit einem festen Team, das die Teile parallel vorbereitet. Teilen Sie Ihre Leute auf: eine Gruppe für die kalten Gerichte, eine für das warme Essen und eine für Getränke und Geschirr.

Achten Sie bei Außenlocations besonders auf die Transportarbeit. Planen Sie zusätzliche Zeit für den Transport ein, prüfen Sie, ob Strom und Wasser vorhanden sind, und nehmen Sie immer Ersatzmaterial mit. Das Wetter kann Ihre Planung über den Haufen werfen, halten Sie also einen Plan B für einen Regentag bereit.

Was tun Sie, wenn im letzten Moment Änderungen an Ihrer Planung auftreten?

Änderungen im letzten Moment gehören zum Catering. Flexibilität und gute Absprache sind Ihre Rettung. Treffen Sie immer vorab Absprachen zu Änderungen: bis wann sind sie möglich, und was kosten sie extra.

Setzen Sie klare Fristen für die verschiedenen Arten von Änderungen. Das Menü lässt sich meist bis 48 Stunden vorher noch ändern, aber Änderungen bei der Gästezahl betreffen Ihren Einkauf und Ihr Personal. Nennen Sie diese Fristen Ihrem Kunden deutlich und setzen Sie sie in Ihr Angebot.

Halten Sie in Ihrer Planung immer einen Puffer. Kaufen Sie 5 bis 10 % zusätzliche Zutaten ein und sorgen Sie dafür, dass Sie ein paar Leute haben, die einspringen können. Planen Sie auch zusätzliche Zeit in Ihrem Tagesablauf für das, was unterwegs dazukommt.

Kommt es am Tag der Veranstaltung zu Änderungen, informieren Sie sofort Ihr gesamtes Team. Nutzen Sie eine Gruppen-App oder Funkgeräte, damit alle es gleichzeitig hören. Bleiben Sie ruhig: Ihr Team schaut auf Sie, und Ihre Gäste sehen Stress sofort.

Halten Sie alle Änderungen schriftlich fest, auch die der letzten Stunde. Das verhindert nachträglichen Ärger und hilft Ihnen bei der Rechnung. Lassen Sie sich die wichtigsten Änderungen per E-Mail oder WhatsApp von Ihrem Kunden bestätigen.

Wie sorgen Sie dafür, dass am Veranstaltungstag nichts vergessen wird?

Eine wasserdichte Catering-Checkliste verhindert Pannen am Veranstaltungstag. Arbeiten Sie mit drei Kontrollmomenten: beim Verlassen Ihrer eigenen Küche, bei der Ankunft an der Location und 30 Minuten vor Beginn. Gehen Sie jedes Mal alle Teile durch.

Erstellen Sie eine Ladeliste mit allem, was mit muss: Essen, Geschirr, Küchengerät, Dekoration und Reinigungsmittel. Haken Sie jeden Posten beim Einladen ab und lassen Sie jemanden mitschauen. Dinge, die Ihnen vor Ort fehlen, kosten Sie eine Stunde und jede Menge Stress.

Prüfen Sie bei der Ankunft an der Veranstaltungslocation zuerst, was vorhanden ist. Testen Sie die Öfen, die Kühlschränke und die übrige Ausstattung, bevor Sie mit dem Aufbau beginnen. Schauen Sie sich auch den Raum an und passen Sie Ihren Aufbau an, wenn es anders läuft als gedacht.

Planen Sie eine Endkontrolle 30 Minuten vor Beginn der Veranstaltung. Gehen Sie gemeinsam mit Ihrem Teamleiter alles durch: Hat das Essen die richtige Temperatur, steht alles bereit, kennt jeder seine Aufgabe und ist jeder erreichbar? Diese letzte Kontrolle gibt Sicherheit.

Halten Sie ein Notfallset griffbereit mit zusätzlichen Servietten, Besteck, einem Feuerzeug, Batterien und einem Erste-Hilfe-Kasten. Kleine Dinge lösen Sie dann, ohne dass es jemand merkt. Eine gute Vorbereitung ist im Catering die halbe Arbeit.

Eine Eventplanung und Arbeitsliste zu erstellen ist vor allem eine Frage von Wiederholen und Feinschliff. Halten Sie nach jeder Veranstaltung fest, was schiefging, und passen Sie Ihre Standardliste an, dann wird die nächste Veranstaltung einfacher. Haben Sie Fragen zu Ihrer Planung, nehmen Sie gerne Kontakt mit unserem Team auf oder vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch.

Catermonkey erstellt Ihre Eventplanung und Ihre Arbeitsliste aus dem Angebot, das der Kunde angenommen hat: die Gästezahl, die Gerichte und die Zeiten stehen schon darin, sodass Ihre Arbeitsliste herausrollt, statt dass Sie sie abtippen.

Häufig gestellte Fragen

Wie berechnen Sie, wie viel Personal Sie für eine Cateringveranstaltung brauchen?

Für Servicepersonal rechnen Sie im Schnitt mit 1 Mitarbeiter pro 15 bis 20 Gästen bei Bedienung am Tisch, und 1 pro 25 bis 30 Gästen bei einem Buffet. Für die Küche planen Sie 1 Koch pro 50 Portionen, abhängig davon, wie aufwendig das Menü ist. Bei vielen Gängen oder schwierigen Zubereitungen brauchen Sie mehr Personal.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Cateringplanung, und wie vermeiden Sie sie?

Die größten Fehler sind: die Aufbauzeit zu knapp einschätzen, zu wenig bei der Location nachfragen, was vorhanden ist, und das Wetter bei einer Außenlocation nicht berücksichtigen. Schauen Sie sich die Location immer einmal vorher an, planen Sie 25 % mehr Zeit ein und halten Sie für die kritischen Teile einen Plan B bereit.

Wie gehen Sie bei der Planung mit besonderen Diätwünschen und Allergien um?

Erstellen Sie eine separate Übersicht aller Diätwünsche und Allergien pro Gast, und kennzeichnen Sie alle Gerichte deutlich. Arbeiten Sie bei Allergenen mit getrenntem Arbeitsbereich und eigenem Küchengerät, und bringen Sie Ihrem Personal bei, wie eine allergische Reaktion aussieht. Halten Sie die Nummer der nächsten Notfallpraxis griffbereit.

Welche Software oder Tools helfen bei der Erstellung von Eventplanungen?

Für Aufgaben und Listen nutzen viele Caterer Trello oder Asana, für Arbeitslisten Google Sheets und fürs Team WhatsApp Business. Cateringsoftware wie Catermonkey bringt Ihre Angebote, Ihre Planung und Ihre Arbeitslisten in ein System, sodass Sie Daten nur einmal eingeben. Wählen Sie etwas, mit dem Ihr Team sofort zurechtkommt.

Wie bestimmen Sie die richtige Menge Essen pro Person?

Rechnen Sie für eine Hauptmahlzeit mit 200 bis 250 Gramm pro Person, und für einen Umtrunk mit 6 bis 8 Häppchen pro Stunde pro Person. Bei einem Buffet planen Sie 20 % mehr ein, weil Leute von allem probieren wollen. Achten Sie auf den Zeitpunkt: Bei einem Lunch essen Gäste weniger als bei einem Dinner, und bei langen Veranstaltungen (4+ Stunden) geht mehr durch.

Was tun Sie, wenn Sie während der Veranstaltung merken, dass das Essen nicht rechtzeitig fertig wird?

Sagen Sie es sofort und ehrlich Ihrem Auftraggeber und nennen Sie eine neue Zeit, die Sie einhalten können. Setzen Sie Ihr Team auf die Gerichte, die zuerst raus müssen, und erwägen Sie, die Reihenfolge der Gänge zu ändern. Bieten Sie in der Zwischenzeit etwas Brot, ein Amuse-Bouche oder ein Getränk an, um die Wartezeit zu überbrücken.

Wie sorgen Sie für gute Zusammenarbeit zwischen Küche und Service während Veranstaltungen?

Halten Sie immer eine Besprechung 30 Minuten vor Beginn der Veranstaltung ab, in der Sie die Planung, die Besonderheiten und die Absprachen zur Abstimmung durchgehen. Bestimmen Sie einen Teamleiter für die Küche und einen für den Service, und einigen Sie sich auf einen festen Kanal, etwa Funkgeräte oder eine Gruppen-App. Planen Sie bei langen Veranstaltungen auch feste Abstimmungsmomente ein.

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