Was sind die wichtigsten finanziellen Kennzahlen für Cateringunternehmen?

Bauen Sie neben Ihrem Restaurant ein Cateringgeschäft auf, merken Sie schnell, dass die finanziellen Kennzahlen für Cateringunternehmen anders aussehen als für Ihr Restaurant. Ihre Kosten unterscheiden sich pro Veranstaltung, Sie haben geschäftige und tote Monate, und es kommt mehr Organisation dazu. Die wichtigsten finanziellen Kennzahlen für Cateringunternehmen sind Umsatz pro Veranstaltung, durchschnittlicher Bestellwert, Gewinnmarge, Kostenmanagement, Kundenzufriedenheit und wie viel Ihr Team pro Tag bewältigt. Mit diesen Zahlen sehen Sie, wo Ihre Catering-Rendite liegt und wo sie verloren geht, und Sie können Ihr Restaurant und Ihr Catering nebeneinander laufen lassen, ohne dass das eine das andere leerzieht. (Quelle: Horecatweepuntnul)

Umsatz pro Veranstaltung und durchschnittlicher Bestellwert

Ihr Umsatz pro Veranstaltung ist vielleicht die direkteste Kennzahl, die Sie haben. Sie zeigt, wie es gerade läuft, und hilft Ihnen einzuschätzen, was im nächsten Quartal hereinkommt. Diese Zahl berechnen Sie, indem Sie Ihren Gesamtumsatz durch die Anzahl der Veranstaltungen in einem Zeitraum teilen.

Der durchschnittliche Bestellwert ist genauso wichtig. Den berechnen Sie, indem Sie Ihren Gesamtumsatz durch die Anzahl der Bestellungen teilen. Bei Cateringunternehmen liegt dieser Wert meist höher als im Restaurant, weil Kunden ein komplettes Paket für eine Gruppe bestellen.

Um Ihren Bestellwert zu erhöhen, können Sie ein paar Dinge tun:

• Bieten Sie Pakete an statt einzelner Posten
• Schlagen Sie zusätzliche Leistungen vor, wie Bedienung oder Dekoration
• Stellen Sie eine Premiumvariante neben Ihr Standardmenü
• Schlagen Sie etwas Passendes dazu vor, wie eine Käseplatte nach dem Dinner

Indem Sie diese Zahlen getrennt nach Veranstaltungsart erfassen, Firmenlunches, Hochzeiten und Feiern, sehen Sie schwarz auf weiß, welche Arbeit am meisten einbringt und welche vor allem viel Aufwand bedeutet. Diese Zahlen helfen Ihnen bei der Wahl, welche Aufträge Sie nächstes Jahr annehmen. (Quelle: Wikipedia)

Gewinnmarge und Kostenmanagement im Catering

Ihre Gewinnmarge im Catering liegt anders als in Ihrem Restaurant. Kunden zahlen gern für Bequemlichkeit und Service, daher kann die Marge höher liegen, aber dem stehen Kosten gegenüber, die Sie im Restaurant nicht haben: Transport, Material und angeheuerte Bedienung.

Ihre Bruttogewinnmarge berechnen Sie, indem Sie Ihren Umsatz minus Ihre direkten Kosten (Zutaten, Verpackung, Transport) durch Ihren Umsatz teilen. Eine gesunde Bruttomarge für Catering liegt meist zwischen 60 und 70 %.

Ihre Food Costs zu berechnen ist im Catering schwieriger, denn Sie müssen Folgendes berücksichtigen:

• Verschwendung durch unsichere Gästezahlen
• Zusätzliche Kosten für Transport und Warmhalten
• Zutatenpreise, die je nach Saison stark schwanken können
• Mindestbestellmengen, die nicht zu Ihren Anzahlen passen

Personalkosten als Prozentsatz Ihres Umsatzes sind die Zahl, die Sie wöchentlich sehen wollen. Im Catering schwankt das stärker als im Restaurant, weil Sie für große Veranstaltungen zusätzliche Leute anheuern. Streben Sie 25 bis 35 % Ihres Umsatzes an, je nach Art des Caterings, das Sie anbieten. (Quelle: Wikipedia)

Kundenzufriedenheit und Wiederholungsrate messen

Im Catering zählt Ihr Kundenwert über mehrere Jahre besonders stark, denn zufriedene Kunden kommen für die nächste Veranstaltung zurück. Diesen Wert berechnen Sie, indem Sie Ihren durchschnittlichen Bestellwert mit der Anzahl der Bestellungen pro Jahr und der Anzahl der Jahre, die ein Kunde bei Ihnen bleibt, multiplizieren.

Ihre Wiederholungsrate berechnen Sie, indem Sie die Anzahl der Kunden, die ein zweites Mal bestellen, durch die Gesamtzahl der neuen Kunden teilen. Eine gesunde Wiederholungsrate für Catering liegt bei etwa 30 bis 40 %.

Zufriedenheit wirkt sich direkt auf Ihre Zahlen aus, denn:

• Zufriedene Kunden bestellen bei der nächsten Order im Schnitt 15 bis 20 % mehr
• Mundpropaganda senkt Ihre Marketingkosten
• Beschwerden und Nachlieferungen können ordentlich an Ihrer Gewinnmarge zehren
• Gute Bewertungen können neue Kunden zu Ihnen bringen

Diese Kennzahl messen Sie mit einem kurzen Fragebogen nach jeder Catering-Veranstaltung. Fragen Sie nach den vier Dingen, an denen es im Catering hakt: Geschmack, Präsentation, Lieferung und Service.

Operative Kennzahlen und Mitarbeiterproduktivität

Ihr Umsatz pro Mitarbeiter sagt viel darüber aus, wie reibungslos Ihre operative Seite läuft. Das berechnen Sie, indem Sie Ihren Gesamtumsatz durch die Anzahl der Vollzeitstellen (FTE) teilen. Bei Cateringunternehmen liegt diese Zahl oft höher als im Restaurant, weil der durchschnittliche Bestellwert höher ist.

Arbeitskosten als Prozentsatz Ihres Umsatzes schwanken im Catering stark. Bei kleinen Veranstaltungen können diese Kosten auf bis zu 40 % steigen, während Sie bei großen Veranstaltungen mit nahezu demselben Team viel mehr Umsatz abwickeln und bei etwa 25 % landen.

Operative Kennzahlen, die Ihr finanzielles Ergebnis beeinflussen:

• Vorbereitungszeit pro Portion
• Anzahl der Veranstaltungen pro Tag, die Ihr Team bewältigt
• Fahrten kombinieren (mehrere Lieferungen pro Fahrt)
• Rücklaufquote von Material

Indem Sie diese Zahlen im Blick behalten, sehen Sie, wo es klemmt: die Fahrt, die jedes Mal länger dauert, das Material, das nie vollständig zurückkommt. Sie helfen Ihnen, die Stellen zu finden, an denen Sie Gewinn machen, ohne einen einzigen zusätzlichen Kunden zu brauchen. (Quelle: Wikipedia)

Saisonale Trends und Cashflow

Catering kennt starke Saisonmuster, die Ihren Cashflow beeinflussen. Dezember und das Frühjahr sind meist Spitzenmonate, Januar und August laufen oft ruhig. Legen Sie Ihre Umsatzzahlen der vergangenen Jahre Monat für Monat nebeneinander, dann sehen Sie das Muster sofort.

Ihren Cashflow im Blick zu behalten ist im Catering besonders wichtig, denn:

• Kunden zahlen oft erst nach der Veranstaltung
• Sie müssen Zutaten und Personal im Voraus bezahlen
• Große Veranstaltungen können Ihr Konto vorübergehend leerziehen
• Saisonale Schwankungen wirken sich auf Ihre Liquidität aus

Ihre Höhen und Tiefen sagen Sie voraus, indem Sie:

• Ihre Zahlen des vergangenen Jahres pro Monat betrachten
• Feiertage und Schulferien in Ihre Planung einplanen
• Bei großen Veranstaltungen mit einer Anzahlung arbeiten
• Einen Puffer für die ruhigen Monate aufbauen

Eine gute Cashflow-Planung sorgt dafür, dass Sie auch in einem ruhigen Monat Ihre Fixkosten bezahlen und trotzdem investieren können. Gerade im Catering, wo Ihr Umsatz pro Monat stark schwankt, ist das der Unterschied zwischen ruhig weiterarbeiten und im Minus stehen.

Welche Software hilft beim Messen von Catering-Kennzahlen?

Um Ihre Gastronomie-Kennzahlen im Blick zu behalten, brauchen Sie etwas, das mitwächst. Tabellenkalkulationen können gut funktionieren, wenn Sie ein paar Veranstaltungen pro Monat machen, aber sie werden unhandlich, sobald Ihr Kalender voll wird.

Art von Software	Vorteile	Nachteile
Tabellenkalkulationen	Günstig, flexibel, bekannt	Fehleranfällig, zeitaufwendig, alles von Hand
Buchhaltungspakete	Gute Finanzberichte	Wissen nichts über Catering
Cateringsoftware	Alles an einem Ort, rechnet selbst durch	Höhere Kosten, Sie müssen es lernen

Software, die speziell für Catering gemacht wurde, erspart die meiste Arbeit, weil sie:

• Ihre Food Costs pro Veranstaltung selbst berechnet
• Ihre Gewinnmarge sofort anzeigt, auch wenn sich die Gästezahl ändert
• Angebote mit Ihrem Einkauf und Ihrer Planung verknüpft
• Übersichten pro Kennzahl erstellt, die Sie verfolgen möchten
• Schließt an Ihre Buchhaltung an

Wählen Sie etwas, das zur Größe Ihres Unternehmens passt und das mitwächst, wenn Sie wachsen. Welche Kennzahlen Sie darin verfolgen, bestimmen Sie selbst. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Zahlen jeden Monat auf dieselbe Weise erfassen, denn nur so erkennen Sie einen Trend statt eines einzelnen Monats.

Finanzielle Kennzahlen für Ihr Cateringunternehmen zu messen, verlangt vor allem Disziplin. Erfassen Sie Ihren Umsatz, Ihre Margen, Ihre Kundenzufriedenheit und Ihre operativen Zahlen systematisch, dann bekommen Sie Ihre Catering-Finanzen in den Griff und treffen Entscheidungen auf Basis von Zahlen statt von Gefühl. Das gilt für einen Cateringzweig, der gerade erst beginnt, ebenso wie für einen, der schon jahrelang läuft. Wenn Sie wissen möchten, wie wir Gastronomen dabei unterstützen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Lesetipp: ➡️ Welche Angaben müssen zwingend auf einer Catering-Rechnung stehen?

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte ich meine Catering-Kennzahlen aktualisieren und analysieren?

Halten Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen, wie Umsatz pro Veranstaltung und Gewinnmarge, wöchentlich fest und setzen Sie sich monatlich gründlich damit auseinander. Saisonale Trends betrachten Sie vierteljährlich, denn erst wenn Sie mehrere Monate nebeneinanderlegen, erkennen Sie ein Muster.

Was tue ich, wenn meine Gewinnmarge unter 60 % fällt?

Schauen Sie zuerst auf Ihre Food Costs: Sind Ihre Einkaufspreise gestiegen, ohne dass Ihre Menüpreise mitgezogen haben? Prüfen Sie danach Ihre Portionen und Ihre Verschwendung. Bleibt die Marge niedrig, liegt es oft an zu niedrigen Bestellwerten oder an Arbeit, die mehr Hände kostet, als Sie eingeplant hatten.

Wie vermeide ich Cashflow-Probleme in ruhigen Saisons?

Bauen Sie in den geschäftigen Monaten einen Puffer auf und arbeiten Sie bei großen Veranstaltungen mit einer Anzahlung. Füllen Sie die ruhigen Monate mit anderer Arbeit: Kochkursen, Mahlzeiten für Unternehmen oder einer Zusammenarbeit mit einer Location, die gerade in der Nebensaison gut läuft.

Welche Kennzahl ist am wichtigsten für einen startenden Cateringzweig?

Der durchschnittliche Bestellwert. Der bestimmt direkt, ob Sie an einer Veranstaltung verdienen. Arbeiten Sie zuerst an höheren Bestellwerten mit Paketen und Zusatzleistungen, und jagen Sie erst danach dem Volumen hinterher. Zehn gute Veranstaltungen sind rentabler als zwanzig magere.

Wie berechne ich meine Food Costs korrekt bei wechselnden Gruppengrößen?

Arbeiten Sie mit Standardrezepten pro Person und rechnen Sie 5 bis 10 % Verschwendung mit ein. Berechnen Sie Ihre Kosten pro Portion inklusive Transport und Verpackung, und passen Sie das an die Gruppengröße an: Bei größeren Gruppen liegen Ihre Kosten pro Person meist niedriger.

Was ist eine realistische Wiederholungsrate für mein Cateringunternehmen?

30 bis 40 % sind gesund für Catering. Liegen Sie unter 25 %, schauen Sie sich Ihre Nachbetreuung an: Rufen Sie Kunden nach einer Veranstaltung noch einmal an? Liegen Sie über 50 %, haben Sie treue Kunden und können sich auf neue Kunden konzentrieren.

Wie gehe ich mit Unterschieden bei Kennzahlen zwischen verschiedenen Veranstaltungsarten um?

Betrachten Sie Ihre Kennzahlen getrennt nach Veranstaltungsart, denn jeder Typ hat seine eigene Marge. Firmenlunches bringen pro Stück weniger ein, kommen aber öfter wieder, Hochzeiten haben eine höhere Marge, verlangen aber viel mehr Personal vor Ort. Stimmen Sie Ihren Ansatz pro Art ab.

Catermonkey rechnet Ihr Catering-Angebot aus Ihren Rezepten und Ihren Einkaufspreisen durch, sodass Sie die Food Costs und die Marge pro Veranstaltung sehen, bevor Sie es verschicken, und am Monatsende nicht raten müssen, wo Ihr Geld geblieben ist.

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