Hören Sie auf, Bestätigungen manuell hinterherzulaufen
Richten Sie die Regeln einmal ein. Angebot nach 5 Tagen noch nicht unterschrieben? Erinnerung. Gästezahl fehlt eine Woche vor der Veranstaltung? Erinnerung. Sie müssen nichts mehr nachhalten: Das System vergisst nie.
Sie verschicken ein Angebot am Montag. Bis Freitag versuchen Sie sich zu merken, welche Kunden noch eine Antwort schulden. Eine Woche vor der Hochzeit fragen Sie sich, ob die Braut die endgültige Gästezahl schon bestätigt hat. Richten Sie die Regeln einmal ein, Angebot nicht unterschrieben nach N Tagen, Gästezahl nicht bestätigt M Tage vorher, und Catermonkey legt die Erinnerungsaufgabe genau zum richtigen Zeitpunkt an.
Kurz gesagt
- Richten Sie Regeln einmal ein: Angebot verschickt → Erinnerung nach N Tagen, Veranstaltung in M Tagen → Gästezahl bestätigen, Veranstaltung vorbei → um eine Bewertung bitten
- Aufgaben erscheinen in der To-do-Liste Ihres Teams genau im Auslösemoment, nicht früher
- Hat der Kunde schon gehandelt (unterschrieben, bestätigt), erscheint keine Erinnerung, keine überflüssigen Meldungen
- Filtern Sie nach Auftragstyp, damit Hochzeitsregeln nicht für Dienstagsmittagslieferungen gelten
- Schalten Sie eine Regel ein oder aus, wenn sich Ihre Arbeitsweise ändert, und passen Sie die Zeitspanne an, ohne etwas neu aufzubauen
Die Regeln, die Sie sowieso im Kopf behalten
Bestimmen Sie den Auslöser: drei Tage nachdem ein Angebot verschickt wurde, sieben Tage vor der Lieferung, zwei Wochen vor einem mehrtägigen Festival, am Morgen nach der Veranstaltung. Catermonkey fügt die Aufgabe genau zu diesem Zeitpunkt der Liste Ihres Teams hinzu. „Nachfassen: Angebot Hochzeit Sarah, vor 5 Tagen verschickt, noch nicht unterschrieben.“ „Gästezahl bis Freitag mit den Vermeulens bestätigen, Veranstaltung in 7 Tagen.“ Aufgaben erscheinen, wenn sie relevant sind, nicht früher und nicht später.
Das System weiß, was schon erledigt ist
Hat der Kunde das Angebot schon unterschrieben, erscheint keine Nachfass-Erinnerung. Ist die Gästezahl schon eingetragen, erscheint keine Kontrollaufgabe. Sie sehen nur die Arbeit, die noch zu erledigen ist, keine überflüssigen Meldungen, kein manuelles Durchscrollen Ihrer Auftragsliste, um herauszufinden, wem Sie noch etwas schulden.
Verknüpfen Sie Regeln mit Auftragstypen, damit die richtige Regel zum richtigen Zeitpunkt gilt
Eine Dienstagsmittagslieferung braucht keine Hochzeitsstil-Gästezählung. Eine Hochzeit braucht keine Vorbereitungserinnerung am selben Tag für Abholaufträge. Filtern Sie jede Regel nach Auftragstyp, damit sie nur gilt, wo es sinnvoll ist. Ihre Aufgabenliste bleibt übersichtlich, und Ihr Team konzentriert sich auf das, was die nächste Buchung wirklich voranbringt.
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