Die E-Mail einmal schreiben, tausendmal senden

Kurz gesagt

• Kundenname, Veranstaltungsdatum, Speisen, Beträge: direkt aus dem Auftrag übernommen, kein Kopieren und Einfügen
• Vorgefertigte Vorlagen für wiederkehrende Momente: Angebot senden, Buchung bestätigen, Anzahl anfragen, Rechnung senden, Dankeschön, Bewertungsanfrage
• Optionaler Statuswechsel beim Versand (Angebot gesendet → *Option*, Bestätigung gesendet → *Bestätigt*, Rechnung gesendet → *Fakturiert*)
• Sprachspezifische Vorlagentexte: jede Vorlage enthält ihre Übersetzungen, das System wählt die richtige pro Kunde
• Anhangsbibliothek: Standard-PDFs einmalig hochladen, an jede Vorlage anhängen
• Vorausgefüllten Text direkt vor dem Versand bearbeiten: ein persönlicher Satz macht aus einer Systemmail eine persönliche Nachricht

Vorlagen ziehen alles direkt aus dem Auftrag

Jede E-Mail-Vorlage trägt Ihren eigenen Stil und übernimmt Kundenname, Veranstaltungsdatum, Speisen, Pakete, Beträge und Kontaktdaten direkt aus dem Auftrag, für den sie versendet wird. Wählen Sie die Vorlage, die zum Moment passt: *Angebot versenden*, *Buchung bestätigen*, *Rechnung senden*, *endgültige Anzahl anfragen*, *Dankeschön*, *Bewertungsanfrage*. Fügen Sie einen persönlichen Satz hinzu und klicken Sie auf Senden. Der Kunde erhält eine E-Mail, die wirkt, als hätten Sie sie extra für ihn geschrieben, weil die Personalisierung aus echten Daten stammt.

Statusänderung eingebaut

E-Mail-Vorlagen können den Auftragsstatus automatisch beim Versenden anpassen. „Angebot versendet“ → Status wird *Option*. „Bestätigung versendet“ → Status wird *Bestätigt*. „Rechnung versendet“ → Status wird *Fakturiert*. Ihre Auftragsliste aktualisiert sich selbst, sodass die Übersicht immer der Wirklichkeit entspricht, ohne dass jemand durchklicken muss.

Mehrere Sprachen ohne Mehraufwand

Arbeiten Sie in zwei oder drei Sprachen? Dann hinterlegen Sie in jeder Vorlage die passenden Übersetzungen. Das System wählt die richtige Version anhand der bevorzugten Sprache des Kunden: einmal auf der Kundenkarte eingestellt, überall angewendet.

Anhänge gehören zur Vorlage

Laden Sie Ihre festen PDFs einmal in die Anhangsbibliothek hoch: AGB, Allergeninfo, Ihre aktuelle Broschüre. Jede Vorlage kann jedes Dokument mitschicken, sodass die richtigen Unterlagen automatisch bei jedem Angebot, jeder Bestätigung oder Rechnung mitgehen. Niemand muss nach der aktuellsten Version suchen.