Wie viele Häppchen planen Sie pro Gast bei einer Hochzeit ein?

Brautpaare fragen fast immer danach: Wie viele Häppchen brauchen wir, und welche sollten wir wählen? Für Sie ist das eine kulinarische Frage und eine Rechnung, die direkt Ihre Marge betrifft. Planen Sie zu wenig, stehen die Schalen leer, während die Schlange noch nicht abgearbeitet ist. Planen Sie zu viel, werfen Sie am Ende des Abends Essen und Gewinn gleichzeitig weg.

In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie zu einer realistischen Anzahl pro Moment des Abends kommen, und wie Sie das in eine klare Position in Ihrem Angebot übersetzen.

Warum es keine feste Zahl gibt

Die Antwort hängt von einer einfachen Frage ab: Ersetzen die Häppchen das Essen, oder kommen sie zusätzlich dazu? Beim Empfang vor einem gesetzten Essen muss niemand satt werden. Beim Walking Dinner sind die Häppchen die Mahlzeit, und dann planen Sie anders.

Auch die Uhrzeit spielt eine Rolle: Gäste essen um siebzehn Uhr beim Empfang anders als um dreiundzwanzig Uhr nach ein paar Stunden Tanzen.

Faustregeln je nach Moment des Abends

• Empfang vor dem Essen (etwa eine Stunde): 4 bis 6 Häppchen pro Gast. Das ist ein Auftakt, keine Mahlzeit.
• Walking Dinner als Ersatz für das Essen: 10 bis 14 Häppchen pro Gast, verteilt über zwei bis drei Stunden in Runden (kalt, warm, süß).
• Später Abend, nach Beginn des Tanzens: 2 bis 3 Stück pro Gast. Denken Sie an etwas Deftiges oder Herzhaftes. Gäste wollen in diesem Moment vor allem etwas Sättigendes, keine Feinschmeckerei.

Planen Sie auf diese Mengen immer einen Puffer von 10 bis 15 Prozent ein. Nicht alle Gäste erscheinen, manche essen doppelt so viel wie andere, und ein leeres Tablett beim Empfang ist das Erste, woran sich ein Brautpaar erinnert.

Bei großen Gesellschaften darf dieser Puffer etwas niedriger sein. Bei 200 Gästen gleicht sich das Essverhalten aus, bei 40 Gästen können fünf kräftige Esser Ihre ganze Rechnung über den Haufen werfen.

Die Art des Häppchens verändert die Menge

Eine Blätterteigtasche und eine Auster zählen beide als "ein Häppchen", sättigen aber ganz unterschiedlich. Reichhaltige Häppchen (Käse, Fleisch, Frittiertes) sättigen schneller, hier können Sie etwas vorsichtiger planen. Leichte, kalte Häppchen (Fisch, Gemüse, etwas Frisches) werden in größeren Mengen gegessen.

Berücksichtigen Sie auch den Anteil vegetarischer und allergikerfreundlicher Optionen. Planen Sie mindestens 20 bis 25 Prozent Ihrer Gesamtmenge vegetarisch ein, und fragen Sie Allergien aktiv beim Erstgespräch ab, statt darauf zu warten, dass das Brautpaar es von sich aus erwähnt.

Von der Faustregel zur Position im Angebot

Diese Rechnung nützt nur, wenn sie auch im Angebot landet. Gruppieren Sie die Häppchen nach Moment (Empfang, Walking Dinner, später Abend) statt als eine lange Liste. Dann sieht das Brautpaar genau, woher die Kosten kommen.

Berechnen Sie den Stückpreis, multiplizieren Sie ihn mit der Gästezahl und der Faustregel für diesen Moment, und weisen Sie die Marge als eigene Position aus. Verstecken Sie sie nicht im Stückpreis, denn dann können Sie sie später auch nicht erklären, wenn das Brautpaar etwas streichen möchte.

Machen Sie das öfter, legen Sie die drei Momente als feste Positionen in Ihrer Angebotsvorlage an. So müssen Sie nicht jedes Mal neu ausrechnen, wie viele Blätterteigtaschen in ein Walking Dinner für 80 Gäste passen, und vergessen seltener einen Moment bei der Kalkulation.

Möchten Sie Ihre Häppchen-Positionen, Mengen und Margen nicht jedes Mal neu berechnen? Catermonkey kostenlos testen und legen Sie sie einmalig als feste Angebotspositionen an.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Häppchen planen Sie beim Empfang vor dem Essen ein?

Rechnen Sie mit 4 bis 6 Häppchen pro Gast für einen Empfang von etwa einer Stunde. Das ist ein Auftakt vor dem Essen, die Gäste müssen davon nicht satt werden.

Wie viele Häppchen bei einem Walking Dinner?

Beim Walking Dinner ersetzen die Häppchen das Essen, rechnen Sie also mit 10 bis 14 Häppchen pro Gast, verteilt über zwei bis drei Stunden in Runden (kalt, warm, süß).

Wie viele Häppchen spät am Abend?

Nach dem Tanzen reichen 2 bis 3 Stück pro Gast. Wählen Sie etwas Deftiges oder Herzhaftes, Gäste wollen in diesem Moment vor allem etwas Sättigendes.

Wie viele vegetarische oder allergikerfreundliche Häppchen planen Sie ein?

Planen Sie mindestens 20 bis 25 Prozent Ihrer Gesamtmenge vegetarisch ein, und fragen Sie Allergien aktiv beim Erstgespräch ab, statt zu warten, bis das Brautpaar es von sich aus erwähnt.

Planen Sie einen Puffer auf die Häppchenzahl ein?

Ja, planen Sie immer 10 bis 15 Prozent zusätzlich ein. Nicht alle Gäste erscheinen, manche essen doppelt so viel wie andere, und ein leeres Tablett während der Schlange wirkt unschön.

Zählen Kinder bei der Häppchenzahl pro Gast mit?

Rechnen Sie ein Kind für etwa die Hälfte eines Erwachsenen, und stellen Sie extra etwas hin, das sie wiedererkennen. Kinder essen selten von der Schale mit Fisch oder scharfen Häppchen, rechnen Sie sie also voll mit, bleibt am Ende des Abends etwas übrig.

Wie viel Personal brauchen Sie, um Häppchen zu servieren?

Für einen Empfang mit servierten Häppchen rechnen Sie grob mit einer Servicekraft pro 25 bis 30 Gäste. Bei einem Walking Dinner mit mehreren Stationen liegt das höher, weil jede Station besetzt bleiben muss, solange dieser Gang läuft.

Catermonkey setzt die Häppchen pro Moment in Ihr Angebot, rechnet die Menge anhand der Gästezahl durch und zeigt die Marge pro Position. Ändert sich die Gästezahl zwei Wochen vor der Hochzeit, laufen die Mengen und der Preis automatisch mit.

Kostenlos testen