Wie kann ich die Verfügbarkeit meines Personals für ein Event einfach planen?

Die Personalplanung für ein Event beginnt damit, die Verfügbarkeit Ihres Teams abzufragen, über eine WhatsApp-Gruppe, eine digitale Planung oder Planungssoftware. Fragen Sie die Verfügbarkeit mindestens zwei Wochen im Voraus ab und berücksichtigen Sie, wer was kann, wie weit die Location entfernt liegt und wann Sie mit dem Aufbau beginnen müssen. Eine Personalplanung, die stimmt, spart Stress, hält die Qualität hoch und verhindert die teuren Telefonate am Tag selbst.

Warum ist eine gute Personalplanung bei Events so wichtig?

Ihre Personalplanung bestimmt, wie ein Event läuft. Stimmt sie nicht, dreht Ihr Team durch, und jemand wartet, während ein anderer alles allein stemmen muss. Änderungen in letzter Minute kosten oft zwei- bis dreimal mehr als Personal, das Sie rechtzeitig eingeplant haben.

Stimmt die Planung nicht, merken Sie das sofort auf der Fläche. Niemand weiß genau, was er tun soll, zwei Leute decken dieselben Tische ein, und die Kaffeestation bleibt leer. Die Gäste sehen das, und der Auftraggeber sieht es auch.

Außerdem kostet eine schlechte Planung Geld. Sie zahlen einer Zeitarbeitskraft einen Eiltarif, machen Überstunden und verlieren einen halben Tag mit Telefonieren. Eine Planung, die rechtzeitig steht, gibt Ihrem Team Ruhe und erspart Ihnen diesen Aufwand. Ihre Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, und können sich vorbereiten.

Welche Informationen brauchen Sie, um Personal effektiv einzuplanen?

Für eine gute Personalplanung sammeln Sie zuerst alle Daten des Events: Datum, Uhrzeit, Location, Anzahl Gäste und die Art des Events. Außerdem brauchen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter, und Sie müssen wissen, wer was kann.

Gehen Sie diese Liste durch, bevor Sie mit der Planung beginnen:

• Daten des Events: Datum, Startzeit, Endzeit und Location
• Anzahl Gäste und die Art der Bedienung (Buffet, Servieren am Tisch, Walking Dinner)
• Welche Leute Sie brauchen: Köche, Service, Spüldienst, jemand mit der Leitung
• Verfügbarkeit aller Teammitglieder für diesen Termin
• Was jeder Mitarbeiter kann und wie viel Erfahrung er hat
• Fahrzeit und Transport zur Location
• Besonderheiten, zum Beispiel Kleidung oder ein Zertifikat, das die Location verlangt

Vergessen Sie Auf- und Abbau nicht. Ein Event von vier Stunden bedeutet für Ihr Personal oft acht Stunden Arbeit. Halten Sie diese Informationen griffbereit, damit Sie schnell reagieren können, wenn sich etwas ändert.

Halten Sie die Daten an einem Ort fest, nicht halb im Kopf und halb in einer App. In einer vollen Woche mit drei Events hintereinander müssen Sie so sehen können, wer wo steht, ohne durch Ihr Telefon scrollen zu müssen.

Wie prüfen Sie schnell die Verfügbarkeit all Ihrer Mitarbeiter?

Der schnellste Weg, um Verfügbarkeit abzufragen, ist eine WhatsApp-Gruppe bei einem kleinen Team, oder ein gemeinsamer Dienstplan bei einem größeren Team. Fragen Sie mindestens zwei Wochen im Voraus an, dann haben Sie noch Zeit, jemand anderen zu suchen.

WhatsApp funktioniert gut bis etwa zehn Personen. Sie schicken die Daten des Events und fragen, wer kann. Jeder reagiert sofort und denkt mit. Der Nachteil ist, dass Nachrichten untergehen und Sie nach einer Woche nicht mehr nachvollziehen können, wer nun zugesagt hat.

Ein gemeinsamer Kalender, ein Pinnwand-Tool wie Doodle oder Planungssoftware gibt Ihnen diesen Überblick. Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeit ein, und Sie sehen in einem Bildschirm, wer wann kann. Solche digitalen Dienstpläne behalten im Blick, wen Sie schon gefragt haben und wer noch nicht reagiert hat. Planungssoftware speichert zudem, was beim letzten Mal vereinbart wurde, was bei der nächsten Planung Schreibarbeit erspart.

In der Praxis funktioniert die Kombination am besten: der Dienstplan für Ihre Personalplanung, WhatsApp für die schnellen Fragen und die Änderungen am Tag selbst. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Planung auch irgendwo steht, wo Sie sie erreichen, wenn Ihr Telefon leer ist.

Was tun Sie, wenn Sie zu wenig Personal zur Verfügung haben?

Bei einem Engpass haben Sie drei Wege: Aushilfskräfte anrufen, Personal einstellen oder die Arbeit anders auf die Leute verteilen, die da sind. Sorgen Sie dafür, dass der erste Weg immer bereitsteht, in Form einer Liste mit Namen.

Aushilfskräfte sind Ihre erste Rettung. Das sind Leute, die regelmäßig für Sie arbeiten, ohne festen Vertrag. Notieren Sie ihre Nummern und dazu, was sie können: wer serviert, wer übernimmt die kalte Küche, wer fährt den Bus. Dann rufen Sie gezielt an, statt die ganze Liste abzutelefonieren.

Einstellen über eine Zeitarbeitsfirma oder einen Selbstständigen ist teurer, aber manchmal die einzige Option. Bauen Sie diese Kontakte auf, wenn es ruhig ist, nicht am Donnerstag vor einer Hochzeit. Fragen Sie immer nach Erfahrung in der Gastronomie und bei Events, denn eine Kraft, die noch nie einen Chafing Dish gesehen hat, kostet Sie mehr Zeit, als sie bringt.

Aufgaben anders verteilen geht auch. Sie geben den Leuten, die da sind, mehr Aufgaben, aber achten Sie darauf, sie nicht auszubrennen. Sagen Sie dazu, was Sie zusätzlich von ihnen verlangen und warum, dann nehmen sie es viel leichter an.

Vorbeugen ist besser. Bauen Sie Ihre Liste mit Aushilfskräften aus, wenn es ruhig ist, planen Sie Events weiter im Voraus und berücksichtigen Sie Ferien, Prüfungswochen und Feiertage. In diesen Wochen ist jeder weg, und Sie stehen ohne da.

Wie kommunizieren Sie die Planung klar an Ihr Team?

Schicken Sie Ihre Personalplanung mindestens eine Woche im Voraus, mit allen praktischen Informationen darin: Zeiten, Location, Aufgaben und eine Telefonnummer. Schicken Sie sie digital und hängen Sie sie zusätzlich aus, dann kann niemand sagen, dass er es nicht wusste.

Nehmen Sie das in Ihre Planung auf:

• Datum, wann Sie da sein müssen und wann Sie voraussichtlich fertig sind
• Adresse der Location, mit Angabe, wo Sie parken können
• Welche Aufgaben jemand hat und wofür er zuständig ist
• Kleidung und was Sie selbst mitbringen müssen
• Telefonnummer der Person, die die Leitung hat
• Was Sie über das Event und den Auftraggeber wissen müssen

Schicken Sie die Planung zuerst per WhatsApp oder E-Mail, damit jeder sie sofort hat. Hängen Sie zusätzlich einen ausgedruckten Dienstplan in der Küche auf. Nicht jeder schaut aufs Telefon, und ein Plan an der Wand liest sich schneller, als zwanzig Nachrichten zurückzuscrollen.

Ändert sich etwas, lassen Sie es sofort wissen. Nutzen Sie WhatsApp für die schnellen Dinge und rufen Sie an, wenn es wirklich wichtig ist. Eine Änderung ist erst durchgegeben, wenn Sie von dieser Person eine Antwort bekommen haben, nicht wenn Sie sie verschickt haben.

Welche Planungssoftware macht die Personalplanung wirklich einfacher?

Ihre Wahl reicht von einem kostenlosen gemeinsamen Kalender bis hin zu Planungssoftware, die nach der Bestätigung des Kunden selbst die Arbeitslisten erstellt. Wählen Sie etwas, das zur Größe Ihres Teams und Ihrem Budget passt, und womit Ihre Mitarbeiter ohne Erklärung arbeiten können.

Kostenlos funktioniert gut bei einem kleinen Team. Ein digitaler Kalender oder eine Pinnwand, auf der Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit eintragen, erfüllt seinen Zweck. Es stockt, sobald Sie drei Events an einem Tag haben und pro Person sehen wollen, wer wo steht.

Bezahlte Planungssoftware leistet mehr: Lohnkosten pro Event berechnen, Stunden an Ihre Lohnbuchhaltung weitergeben und Übersichten der gearbeiteten Stunden pro Mitarbeiter. Das lohnt sich, sobald die Zahl Ihrer Mitarbeiter wächst und Sie jede Woche Events haben.

Cateringsoftware verbindet die Planung Ihres Personals mit dem Rest Ihrer Arbeit. Sobald ein Angebot unterschrieben ist, rollen die Arbeitslisten für Ihr Team automatisch heraus. Das erspart Abtippen, und Ihr Personal weiß genau, was von ihm erwartet wird.

Achten Sie bei Ihrer Wahl auf drei Dinge: ob Ihre Leute damit arbeiten können, was es kostet und ob es zu der Software passt, die Sie schon haben. Probieren Sie es zuerst mit einem kleinen Team bei einem Event, bevor Sie es bei allen einführen.

Eine gute Personalplanung braucht Vorbereitung, aber Sie merken es sofort: weniger Telefonate, weniger Überstunden und ein Team, das weiß, woran es ist. Ob Sie mit WhatsApp-Gruppen arbeiten oder mit Software, wichtig bleibt vor allem, dass jeder rechtzeitig die richtigen Informationen hat. Catermonkey erstellt nach der Bestätigung des Angebots die Arbeitslisten pro Event, mit den Zeiten, den Aufgaben und der Anzahl Gäste darin, sodass Ihre Personalplanung und Ihre Küche mit denselben Daten arbeiten. Möchten Sie wissen, wie sich das bei Ihnen auswirkt, nehmen Sie Kontakt auf.

Häufig gestellte Fragen

Wie weit im Voraus sollten Sie mit der Personalplanung für große Events beginnen?

Bei großen Events ab 50 Gästen beginnen Sie mindestens 4 bis 6 Wochen im Voraus. Dann haben Sie Zeit, Verfügbarkeit abzufragen, Aushilfskräfte zu organisieren und eine Änderung aufzufangen, ohne dass es Sie einen ganzen Abend Telefonieren kostet. Für kleinere Events reichen meist 2 bis 3 Wochen.

Was tun Sie, wenn sich ein Mitarbeiter in letzter Minute krankmeldet?

Führen Sie eine Liste mit Aushilfskräften, die Sie innerhalb von 24 Stunden anrufen können, und sorgen Sie dafür, dass diese Leute Ihre Arbeitsweise schon kennen. Gelingt das nicht, verteilen Sie die Aufgaben auf die Leute, die da sind. Achten Sie dann darauf, Ihren Mitarbeitern keine Doppelschicht zu geben, denn sonst geht es später am Abend doch noch schief.

Wie berechnen Sie, wie viel Personal Sie pro Event brauchen?

Als Faustregel rechnen Sie mit 1 Koch pro 20 bis 30 Gästen und 1 Servicekraft pro 15 bis 20 Gästen, wenn Sie am Tisch servieren. Bei einem Buffet brauchen Sie weniger Leute. Rechnen Sie Auf- und Abbau mit ein, denn ein Event von 4 Stunden bedeutet oft 8 Stunden Arbeit inklusive Einladen und Aufräumen.

Welche Informationen müssen Sie bei der Personalplanung immer festhalten?

Halten Sie fest, wer wann arbeitet, welche Aufgaben jemand hat, die Telefonnummern aller Beteiligten und die Besonderheiten pro Person, zum Beispiel eine Allergie oder ein Führerschein. Bewahren Sie diese Informationen digital auf und nehmen Sie ein ausgedrucktes Exemplar mit zur Location, denn auf einem Landgut haben Sie längst nicht immer Empfang.

Wie verhindern Sie, dass Mitarbeiter ihre Planung vergessen oder falsch verstehen?

Schicken Sie die Planung zweimal: zuerst beim Verteilen und danach noch eine Bestätigung 2 bis 3 Tage vor dem Event. Schreiben Sie Zeiten vollständig aus, also „13:00 Uhr anwesend für das Briefing“ statt „Anfang des Nachmittags“. Bitten Sie um ein Daumen-hoch zurück, dann wissen Sie, dass es angekommen ist.

Was sind die größten Fehler bei der Personalplanung, die Sie vermeiden können?

Drei Dinge gehen am häufigsten schief: zu spät mit der Planung beginnen, die Auf- und Abbauzeit vergessen und keine Reserve haben, falls jemand ausfällt. Planen Sie mindestens 2 Wochen im Voraus, rechnen Sie mit den Zeiten, die Sie wirklich brauchen, und halten Sie immer 1 bis 2 Leute in Reserve.

Welche Tools nutzen Sie am besten für die Verfügbarkeit Ihres Personals?

Bei einem kleinen Team reicht ein gemeinsamer Kalender, in dem Leute ihre Verfügbarkeit eintragen. Wächst Ihr Team, ist Planungssoftware praktischer, weil Sie dort die Stunden und die Lohnkosten pro Event herausziehen. Arbeiten Sie schon mit Cateringsoftware, prüfen Sie zuerst, ob die Personalplanung dort schon enthalten ist, bevor Sie separate Planungssoftware danebenstellen.

Wie viel Zeit kostet es, Ihre Planung digital statt auf Papier zu erstellen?

Rechnen Sie mit einem Tag, um Ihre Leute, deren Daten und Ihre festen Aufgaben einzutragen. Danach kostet eine Planung für ein Event nur noch eine Viertelstunde statt einer Stunde, weil Sie nicht jedes Mal neu eintippen müssen, wer was macht. Die ersten beiden Events laufen meist noch etwas holprig.

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