Wie kann ich meine Preisberechnungen für verschiedene Events schnell und genau erstellen?

Schnelle und stimmige Preisberechnungen erstellen Sie, indem Sie alle Ihre Kosten auflisten und das Rechnen der Software überlassen. Beginnen Sie mit einer klaren Kalkulation von Zutaten, Personal und Overhead, arbeiten Sie mit festen Vorlagen und rechnen Sie immer einen Puffer für Unvorhergesehenes mit ein. So vermeiden Sie, dass Sie zu niedrig liegen, und halten Sie in jedem Angebot Ihre Marge intakt.

Welche Faktoren bestimmen den Preis eines Events?

Der Preis eines Events hängt von sechs Dingen ab: der Anzahl Gäste, dem Menü, der Location, der Saison, dem Personal und den Extras. Diese sechs beeinflussen einander und bestimmen zusammen die Kostenberechnung für das Catering, das Sie liefern. Zwei Events mit gleich vielen Gästen können dadurch Hunderte Euro auseinanderliegen.

Die Anzahl Gäste ist die Grundlage Ihrer Kalkulation für Partycatering. Mehr Gäste bedeutet mehr Zutaten, mehr Personal und oft auch höhere Transportkosten. Beachten Sie, dass manche Kosten pro Person bei großen Gruppen sinken, während andere gerade steigen.

Das Menü hat großen Einfluss auf Ihren Preis für ein Event. Ein einfacher Lunch kostet weniger als ein umfangreiches Buffet mit warmen Gerichten. Denken Sie an Zubereitungszeit, Zutatenkosten und wie viel Handarbeit in einem Gericht steckt. Saisonprodukte können Ihre Kosten deutlich in die Höhe treiben.

Die Location bestimmt Ihre Transportkosten und Ihre Logistik. Ein Event im ersten Stock ohne Aufzug kostet Sie eine Stunde mehr Schleppen im Vergleich zu einer Location, bei der Sie mit dem Wagen vor der Tür stehen. Auch was vor Ort an Küche verfügbar ist, zählt in Ihrem Preis mit.

Personal ist meist Ihr größter Kostenpunkt nach den Zutaten. Rechnen Sie außer den Stunden vor Ort auch die Vorbereitung, den Transport und das Aufräumen mit. Diese Personalkosten können ohne Weiteres ein Drittel Ihrer Gesamtkosten ausmachen. Für ein kompliziertes Menü brauchen Sie erfahrene Köche, und das sehen Sie in Ihrem Stundensatz wieder.

Wie berechnen Sie den richtigen Preis pro Person für Catering?

Den Preis pro Person berechnen Sie, indem Sie vier Posten zusammenzählen: Zutaten, Arbeit, Overhead und Ihre Gewinnmarge. Halten Sie als Richtwert 30 bis 35 % für Zutaten, 35 bis 40 % für Arbeit, 15 bis 20 % für Overhead und 10 bis 15 % Gewinnmarge.

Beginnen Sie bei Ihren Zutaten pro Person. Erstellen Sie eine Liste von allem, was hineingeht, und berechnen Sie, was das pro Gast kostet. Rechnen Sie Ausfall und Reste dazu, meist 5 bis 10 % extra. Diese Kosten fallen bei frischen Produkten höher aus als bei haltbaren.

Für die Arbeit zählen Sie alle Stunden zusammen: Einkaufen, Vorbereiten, Fahren, Servieren und Abräumen. Multiplizieren Sie das mit Ihrem Stundensatz und teilen Sie die Arbeitskosten durch die Anzahl Gäste. Fahrzeit und Überstunden gehören einfach dazu.

Unter Overhead fallen Ihre Fixkosten: Miete, Versicherungen, Material und der Wagen. Berechnen Sie, was diese Fixkosten Sie pro Monat kosten, und rechnen Sie das in einen Prozentsatz Ihres Umsatzes um. Diesen Prozentsatz rechnen Sie bei jedem Angebot dazu.

Ihre Gewinnmarge ist Ihr Puffer und Ihr Spielraum, um zu wachsen. Starten Sie mit 10 bis 15 % und passen Sie das an, je nachdem, wie kompliziert oder riskant der Auftrag ist. Stammkunden kommen oft mit einer niedrigeren Marge aus, einmalige Aufträge nicht. Bei bekannten Kunden und einem Standardmenü können Sie niedriger liegen, bei einem neuen Konzept höher.

Was ist der beste Weg, um schnell Angebote für verschiedene Events zu erstellen?

Schnelle Angebote erstellen Sie mit festen Vorlagen, Preislisten pro Menütyp und Software, die das Rechnen übernimmt. So geht die Zeit pro Angebot von Stunden auf Minuten zurück, ohne dass Sie an Qualität einbüßen. Drei Angebote an einem Abend sind dann einfach machbar.

Erstellen Sie Vorlagen für die Events, die Sie am häufigsten machen: Business-Lunches, Hochzeiten, Geburtstage und Firmenfeiern. Setzen Sie die Standardtexte, Bedingungen und den Preisaufbau schon hinein, dann können diese Blöcke stehen bleiben. Pro Kunde passen Sie nur die Details an.

Führen Sie pro Menütyp eine aktuelle Preisliste und aktualisieren Sie diese monatlich. Notieren Sie neben Ihrem Verkaufspreis auch Ihren Selbstkostenpreis und Ihre Marge. Dann sehen Sie auf einen Blick, ob ein angepasstes Menü noch aufgeht.

Software beschleunigt Ihren Angebotsprozess deutlich. Die Kundendaten werden automatisch ausgefüllt, den Preis berechnet das System aus Ihren Standardmargen, und Ihre Angebote gehen in Ihrem eigenen Stil raus.

Stellen Sie auch eine Preisschätzung auf Ihre Website. Kunden stellen dort selbst ihre Wünsche zusammen und sehen sofort, was es ungefähr kostet. Sie rechnen nur noch die Personal- und Transportkosten dazu und schicken das endgültige Angebot.

Wie vermeiden Sie, dass Sie zu wenig für ein Event berechnen?

Zu wenig berechnen vermeiden Sie, indem Sie alle versteckten Kosten berücksichtigen, mit einem Puffer arbeiten und Ihre Stunden ehrlich einschätzen. Erstellen Sie eine Liste mit allen möglichen Kosten und gehen Sie diese bei jeder Kalkulation durch.

Viele Caterer vergessen die Reinigung im Nachhinein, den Verschleiß von Material, Kraftstoff und die Stunden, die danach noch in die Nachbereitung fließen. Setzen Sie diese Kosten auf Ihre Liste und haken Sie sie pro Angebot ab.

Rechnen Sie immer einen Puffer von 10 bis 15 % für das ein, was Sie nicht kommen sehen. Denken Sie an zehn Gäste mehr am Tag selbst, ein Aufräumen, das zwei Stunden länger dauert, oder einen Ofen, der ausfällt. Dieser Puffer ist der Unterschied zwischen Gewinn und Verlust bei einem Event.

Schätzen Sie Ihre Stunden ehrlich ein, indem Sie festhalten, wie viel Zeit ein Event Sie wirklich kostet. Notieren Sie Vorbereitung, Transport, Service und Nachbereitung getrennt. Diese Zahlen sind Gold wert für Ihre nächsten Preisberechnungen für Events.

Achten Sie auf die Saison und auf den Tagespreis Ihrer Zutaten. Aktualisieren Sie Ihre Preise regelmäßig, besonders bei Produkten, die stark schwanken. Ein Angebot, das einen Monat gültig bleibt, kann Sie sonst doch noch Geld kosten.

Wann sollten Sie Ihre Preise während des Angebotsprozesses anpassen?

Sie passen Ihren Preis an bei Änderungen der Gästezahl, des Menüs oder der Location, nachdem Ihr Angebot raus ist. Sagen Sie einfach ehrlich, was der Unterschied ist und warum es nötig ist.

Kommen mehr als 10 % Gäste dazu, passen Sie Ihren Preis immer an. Mehr Gäste bedeutet oft zusätzliches Personal, eine zusätzliche Fahrt und manchmal einen anderen Aufbau, und diese Kosten können Sie nicht aus Ihrer Marge nehmen. Erklären Sie, dass Sie mitdenken, aber dass es eben etwas kostet.

Ändert sich das Menü, rechnen Sie neu. Wechselt ein Kunde von einem kalten Lunch zu einem warmen Buffet, steigen Ihre Arbeit, Ihre Zutaten und Ihre Ausrüstung mit. Berechnen Sie es neu und zeigen Sie den Unterschied schwarz auf weiß.

Eine andere Location kann Ihre Kosten deutlich verändern. Zieht ein Event an einen weiter entfernten Ort oder mit schwierigem Zugang um, können Ihre Transportkosten und Ihre Logistik neu berechnet werden.

Seien Sie flexibel bei Kleinigkeiten, wie einer anderen Biermarke oder zwei zusätzlichen vegetarischen Gerichten. Bei Änderungen, die Ihren Selbstkostenpreis betreffen, passen Sie das Angebot an. Erklären Sie immer, warum, und zeigen Sie, dass Sie den Wunsch Ihres Kunden verstehen.

Catermonkey rechnet Ihr Angebot anhand Ihrer eigenen Rezepte und Stundensätze durch, sodass Sie die Marge für ein Event sehen, bevor Sie es verschicken. Die Kosten für Zutaten, Personal und Transport stehen in einer Übersicht, und Ihre Angebote gehen in Ihrem eigenen Stil raus. Möchten Sie sehen, wie sich das bei Ihren Events auswirkt, nehmen Sie gerne Kontakt auf.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte ich meine Standardpreise aktualisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben?

Aktualisieren Sie Ihre Preise mindestens alle drei Monate, und häufiger, wenn Ihre Zutaten stark schwanken. Verfolgen Sie den Marktpreis Ihrer Hauptzutaten wöchentlich und berechnen Sie Ihre Angebote bei einem Anstieg von mehr als 10 % neu. So machen Sie keinen Verlust bei einem Event, das Sie vor Monaten einkalkuliert haben.

Was tun Sie, wenn ein Kunde Ihr Angebot zu teuer findet, Sie aber nicht unter Ihren Selbstkostenpreis gehen wollen?

Bieten Sie eine Alternative an, statt Ihren Preis zu senken: ein einfacheres Menü, weniger Service durch ein Ausgabebuffet, oder eine Location, die Sie weniger Transport kostet. Zeigen Sie Ihren Selbstkostenpreis und erklären Sie, welche Teile sich wohl ändern können. Ihre Marge bleibt intakt, und der Kunde sieht, dass Sie wissen, wovon Sie reden.

Wie berechnen Sie Transportkosten korrekt bei Events in unterschiedlicher Entfernung?

Berechnen Sie Ihren Transport anhand von Fahrzeit, Kraftstoff und Verschleiß Ihres Wagens. Rechnen Sie mit € 0,50 bis 0,70 pro Kilometer für einen Lieferwagen, plus einem Stundensatz für den Fahrer. Ab 50 km berechnen Sie die Fahrzeit separat. Erstellen Sie ein paar feste Zonen, dann müssen Sie es nicht jedes Mal neu ausrechnen.

Welche Softwarefunktionen sind für die automatische Preisberechnung unverzichtbar?

Suchen Sie Software mit einer Zutatenliste, automatischer Margenberechnung, Personalplanung und Kosten pro Art von Event, damit Sie nicht ständig neu rechnen müssen. Praktisch sind auch Saisonpreise, Rabatte pro Kunde und eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltung. Gute Software erspart Ihnen etwa 70 % der Zeit, die Sie jetzt an Angebote verlieren.

Wie gehen Sie mit Last-Minute-Änderungen um, die Ihre Kosten erhöhen?

Legen Sie in Ihren Bedingungen fest, was bei Änderungen innerhalb von 48 Stunden vor dem Event passiert. Rechnen Sie 15 bis 25 % Zuschlag für Anpassungen, für die Sie zusätzlich einkaufen oder zusätzliches Personal organisieren müssen. Nennen Sie diese Bedingungen vorab in Ihrem Angebot, dann weiß Ihr Kunde, woran er ist.

Wie hoch ist eine realistische Gewinnmarge für Einsteiger im Vergleich zu erfahrenen Caterern?

Wer gerade anfängt, kann mit 8 bis 12 % Gewinnmarge starten, um Kunden zu gewinnen, sollte aber innerhalb eines Jahres auf 12 bis 15 % kommen. Erfahrene Caterer rechnen 15 bis 20 % bei einem Standardevent und 20 bis 25 % bei einem komplizierten oder riskanten Auftrag. Bauen Sie Ihre Marge langsam auf, mit Spezialisierung und Stammkunden.

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