Weiße Kasse und Catering: Wie bleiben Sie regelkonform?

Wer in Belgien Catering oder Events macht, kommt früher oder später mit der weißen Kasse in Berührung. Offiziell heißt das das registrierte Kassensystem (GKS). Zusammen mit der Black Box sorgt dieses System dafür, dass jeder Verkauf sauber erfasst wird und nachträglich nicht mehr geändert werden kann.

Die Frage, die sich daraus ergibt, ist praktisch: Wie bleiben Sie regelkonform, ohne dass Sie jede Woche einen Abend zusätzliche Verwaltung bekommen? Das gelingt, wenn Ihre Kasse und Ihre Angebote miteinander sprechen. Catermonkey und CloudPOS sind dafür miteinander verbunden.

Was ist die weiße Kasse und wie funktioniert die Black Box?

Die weiße Kasse ist Pflicht für Gastronomiebetriebe und Caterer, die pro Jahr mehr als 25.000 € Umsatz aus Restaurant- und Cateringdiensten erzielen, Mehrwertsteuer nicht mitgerechnet. Das System erfasst jeden Verkauf über ein Fiskaldatenmodul (FDM), die Black Box. Dieses Modul zeichnet alles gesichert auf, sodass die Steuerbehörde kontrollieren kann, was an diesem Tag über die Theke gegangen ist.

Halten Sie sich nicht an diese Pflicht, kann Sie das teuer zu stehen kommen:

• Bußgelder bis zu 5.000 €
• Mögliche Schließung Ihres Betriebs
• Reputationsschaden
• Rechtliche Probleme

Eine Kasse, die selbst den GKS-Regeln entspricht, nimmt Ihnen also vor allem Sorgen ab. Sie müssen nicht mehr nachprüfen, ob jeder Beleg richtig erfasst wurde.

Wie Catermonkey und CloudPOS bei der weißen Kasse zusammenarbeiten

Neben den Regeln dreht sich ein Cateringbetrieb um Überblick: wissen, was reinkommt, was bereitstehen muss und was noch in Rechnung gestellt werden muss. Dabei hilft Ihnen die Verbindung zwischen Catermonkey und CloudPOS.

1. Die Regeln der weißen Kasse laufen automatisch mit

CloudPOS ist ein zertifiziertes Kassensystem, das die GKS-Anforderungen erfüllt und mit der weißen Kasse zusammenarbeitet. Alle Verkäufe werden ordnungsgemäß erfasst, ohne dass Sie dafür etwas extra tun müssen.

2. Weniger Abtippen, also weniger Fehler

Weil Catermonkey und CloudPOS miteinander verbunden sind, müssen Sie Ihre Bestellungen nicht zweimal eingeben. Angebote und Bestellungen aus Catermonkey gehen direkt an die Kasse weiter, sodass ein Tippfehler bei einer Menge oder einem Preis nicht mehr vorkommt.

3. Alles an einem Ort wiederfinden

• Sofort sehen, was verkauft und bestellt wurde
• Automatische Rechnungsstellung und Berichte
• Materialverwaltung sodass Sie nicht mit zu wenig Geschirr losfahren

So bleibt Ihnen Zeit für das, worin Sie gut sind: gute Events und gutes Catering liefern.

Was Sie heute regeln können

Prüfen Sie zuerst, ob Sie mit Ihrem Umsatz über der Grenze von 25.000 € aus Catering- und Restaurantdiensten liegen. Falls ja, brauchen Sie ein registriertes Kassensystem mit Black Box, und keine gewöhnliche Kasse mit einem Quittungsblock daneben.

Liegen Sie knapp darunter, behalten Sie Ihren Umsatz im Auge. Die Grenze gilt pro Kalenderjahr, und ein einziges großes Event kann Sie schnell darüber heben.

Catermonkey leitet Ihre unterschriebenen Angebote und Bestellungen an CloudPOS weiter, sodass das, was Sie verkauft haben, auch in Ihrer weißen Kasse steht, ohne dass Sie es abtippen. Möchten Sie wissen, wie das bei Ihrem Betrieb laufen würde, schauen wir es gemeinsam durch. Sie können auch unverbindlich ein Konto erstellen und es selbst ausprobieren.

Häufig gestellte Fragen

Ab welchem Umsatz brauche ich eine weiße Kasse?

Ab 25.000 € Umsatz pro Jahr aus Restaurant- und Cateringdiensten, Mehrwertsteuer nicht mitgerechnet. Liegen Sie darunter, ist das GKS nicht verpflichtend. Rechnen Sie Ihren Umsatz pro Kalenderjahr, denn Sie zählen nur die Essens- und Getränkeverköstigung mit, nicht zum Beispiel reine Materialvermietung.

Was ist der Unterschied zwischen der weißen Kasse und der Black Box?

Die weiße Kasse ist das Gesamtsystem: ein registriertes Kassensystem plus die Black Box. Die Black Box ist das Fiskaldatenmodul, das jeden Verkauf gesichert speichert, sodass ein Beleg nachträglich nicht mehr geändert werden kann. Sie brauchen beide, sie funktionieren nur zusammen.

Was riskiere ich, wenn ich ohne registriertes Kassensystem arbeite?

Bußgelder steigen bis auf 5.000 €, und bei Wiederholung kann Ihr Betrieb geschlossen werden. Außerdem folgt eine Kontrolle, und es bleibt in Ihrer Akte stehen. Für einen Caterer, der mit Unternehmen arbeitet, ist das unangenehmer als das Bußgeld selbst.

Muss ich auch eine weiße Kasse verwenden, wenn ich nur vor Ort catere?

Ja, die Pflicht hängt an Ihrem Umsatz aus Catering- und Restaurantdiensten, nicht am Ort, an dem Sie stehen. Catern Sie vor Ort, nutzen Sie meist einen mobilen Aufbau, der mit derselben Black Box arbeitet. Fragen Sie Ihren Kassenanbieter, wie das bei Ihrer Arbeitsweise aussieht.

Kann ich meine Cateringsoftware mit meiner Kasse verbinden?

Das geht. Catermonkey ist mit CloudPOS verbunden, einem zertifizierten Kassensystem für die weiße Kasse. Ihre Bestellungen gehen dann von Ihrem Angebot direkt an die Kasse weiter, sodass Sie sie nicht zweimal eingeben und Ihre Verkaufszahlen mit dem übereinstimmen, was Sie geliefert haben.

Was passiert mit einem Angebot, das ich erst nach dem Event in Rechnung stelle?

Die Erfassung in Ihrer Kasse betrifft den Moment des Verkaufs, Ihre Rechnung folgt danach. Arbeiten Sie mit einer Verbindung zwischen Ihren Angeboten und Ihrer Kasse, steht der Betrag schon bereit, und Sie müssen die Rechnung nur noch verschicken. Bewahren Sie Kassenbons und Rechnungen pro Event zusammen auf, finden Sie bei einer Kontrolle alles wieder.

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