Délais de paiement : comment éviter les mauvais payeurs

Un événement qui s'est bien déroulé n'est pas encore une facture encaissée. Sans délais de paiement clairs et un rythme de relance fixe, le paiement de certains clients glisse silencieusement de plusieurs semaines. Vous ne le remarquez généralement que lorsque vos propres factures arrivent déjà sur le paillasson.

Dans cet article, vous découvrez comment fixer un délai de paiement, quand envoyer une relance, et que faire si un client ne paie vraiment pas.

Fixer un délai de paiement clair

Indiquez sur chaque facture une vraie date d'échéance, avec le jour et le mois. Pas seulement un délai du type « sous trente jours », car un client qui doit calculer lui-même calcule à son avantage.

Choisissez un délai de paiement adapté au moment où vous devez recevoir l'argent, et n'en dérogez pas selon les clients. Plus vous êtes constant, moins il reste de place à la discussion sur le moment où le paiement aurait dû arriver.

Mentionnez aussi ce délai dans votre devis et vos conditions générales. Il n'apparaît alors pas pour la première fois sur la facture, et le client sait à quoi s'attendre avant même que l'événement soit réservé.

Relances et mises en demeure

N'attendez pas qu'une facture soit très en retard avant d'agir. Envoyez une relance amicale autour de la date d'échéance, suivie d'une relance plus ferme après un délai fixe si le paiement n'est toujours pas arrivé, par exemple après deux semaines.

Fixez ce rythme une bonne fois, pour ne pas devoir décider à chaque fois quand relancer quelqu'un. Cela enlève aussi le côté gênant : vous suivez simplement votre propre règle, vous ne courez après personne.

Voir aussi demander un acompte en tant que traiteur. Vous y apprendrez comment récupérer une partie du montant avant l'événement, pour qu'un paiement tardif vous touche moins durement.

Que faire si un client ne paie vraiment pas

Si la relance et la mise en demeure ne donnent rien, l'étape suivante est une mise en demeure formelle. Vous pouvez ensuite légalement facturer des frais de recouvrement, à condition que cela figure aussi dans vos conditions générales.

Pour les petits montants, évaluez ce qu'une société de recouvrement ou une démarche juridique vous rapporte réellement. Pour quelques centaines d'euros, la procédure coûte souvent plus cher que la facture elle-même.

Si le même client recommence, changez l'accord plutôt que la relance. Travaillez désormais avec un acompte pour ce client, ou demandez le montant complet à l'avance. C'est moins pénible que de courir après le paiement à chaque fois.

Protéger votre trésorerie

Quelques mauvais payeurs mettent une réelle pression sur votre trésorerie, surtout en période de forts achats et de coûts de personnel élevés. L'argent est bien gagné, mais il est encore sur le compte de quelqu'un d'autre.

Gardez donc un suivi des factures en attente et depuis combien de temps. Passez cette liste en revue à un moment fixe chaque semaine, vous découvrirez ainsi un problème avant le jour où votre propre fournisseur appelle.

Facturer et relancer de façon rigoureuse fonctionne, à terme, mieux que d'espérer que le client y pense de lui-même. La plupart des gens paient, mais rarement de leur propre initiative en premier.

Questions fréquentes

Quel est un délai de paiement habituel dans la restauration ?

Beaucoup de traiteurs travaillent avec quatorze à trente jours à compter de la date de facture. Plus important que le délai exact, c'est de l'appliquer de façon constante et de le communiquer clairement en amont.

Puis-je facturer des frais de recouvrement ?

Oui, après une mise en demeure formelle, vous pouvez légalement facturer des frais de recouvrement. Veillez à ce que cela figure aussi dans vos conditions générales.

À quelle vitesse dois-je envoyer une relance ?

Envoyez une relance amicale autour de la date d'échéance elle-même, et une relance plus ferme après environ deux semaines si le paiement n'est toujours pas arrivé. N'attendez pas qu'une facture ait déjà un mois de retard, car elle sera alors tout en bas de la pile chez le client.

Puis-je exiger un paiement à l'avance pour les clients qui paient souvent en retard ?

Oui, c'est une solution courante. Pour les problèmes de paiement récurrents, travailler avec un acompte ou un paiement intégral à l'avance est souvent plus efficace que de courir après le paiement à chaque fois. Mettez-le dans le devis, ce n'est alors pas une surprise.

Que dois-je indiquer exactement sur la facture pour éviter toute discussion ?

La date de l'événement, le nombre d'invités retenu, les montants convenus et une date d'échéance en chiffres. Renvoyez aussi au devis signé par le client, pour ne pas devoir fouiller votre boîte mail en cas de question sur un montant.

Comment suivre les factures encore en attente ?

Sur une seule liste que vous parcourez chaque semaine, avec pour chaque facture la date d'échéance et la date de la dernière relance. Dès que ce suivi se retrouve dans votre boîte mail au lieu d'un seul endroit, vous en oubliez toujours un.

Catermonkey reprend automatiquement le délai de paiement de votre devis sur la facture et vous montre quelles factures ont dépassé leur échéance, pour voir en un coup d'œil chez qui de l'argent reste à encaisser.

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