Pourquoi Excel ne suffit plus pour la gestion de votre restaurant

Stock, commandes aux fournisseurs, food cost et planning du personnel : dans beaucoup de restaurants, cela se trouve dans quatre fichiers Excel séparés que personne ne met à jour structurellement. Tant que c'est calme, cela ne se remarque pas.

Un soir chargé, vous sentez immédiatement ce que ça coûte quand plus personne ne sait quel fichier est le plus récent. Cet article explique où Excel bloque en pratique pour un restaurant, et ce qui change quand ces fichiers séparés se réunissent.

Où ça coince : quatre fichiers qui ne se parlent pas

Une liste de stock, un modèle pour commander chez les fournisseurs, une feuille de calcul pour le food cost par plat et un planning dans un onglet séparé. Dans la plupart des restaurants, ce sont quatre fichiers différents, tenus par des personnes différentes à des moments différents.

Tant que l'activité reste calme, cela ne se remarque pas. C'est seulement lors d'un soir chargé, quand le cuisinier veut savoir s'il reste assez de stock et que le patron veut en même temps finaliser le planning de la semaine prochaine, qu'on découvre que plus personne n'est sûr de quel fichier est le plus récent.

Le problème n'est pas Excel lui-même, il peut parfaitement calculer. Le problème est que des fichiers séparés ne savent rien l'un de l'autre : un changement dans la liste de stock ne modifie pas la liste de commande, et un planning modifié n'apparaît pas automatiquement chez la personne prévue ce soir-là.

Stock et commandes : deux listes, une seule réalité

Si vous tenez votre stock dans un fichier et commandez depuis un autre, quelqu'un doit sans cesse retaper ce qui reste vers ce qu'il faut commander. Si vous l'oubliez une seule fois, vous commandez trop d'un produit et trop peu d'un autre.

Vous ne le remarquez qu'à la livraison, et là c'est jeudi avec le week-end devant la porte. À ce moment, la différence entre servir un plat normalement ou le retirer de la carte dépend uniquement de qui a mis à jour quel fichier en dernier.

Un food cost qui ne tombe juste qu'après coup

Une feuille de calcul pour le food cost ne vaut que ce que vaut la dernière mise à jour des prix d'achat. Si un fournisseur change ses prix en cours de route, vous calculez encore des semaines avec un prix de revient qui ne correspond plus.

Votre prix de vente sur la carte reste pendant ce temps inchangé. Votre marge s'effondre alors discrètement, sans qu'aucune alerte ne se déclenche. Vous ne le voyez généralement qu'à la fin du trimestre, quand l'argent est déjà parti.

Le planning comme îlot isolé

Un planning déconnecté de l'affluence attendue d'un service relève surtout de la devinette. Vous planifiez au feeling, plutôt que selon les réservations et les couverts réellement attendus ce soir-là.

Et si quelqu'un tombe malade à la dernière minute, il faut parcourir le fichier à la main pour tout remettre en ordre. C'est précisément l'heure que vous n'avez pas ce jour-là.

• Le stock et la liste de commande sont séparés, donc vous retapez deux fois les mêmes quantités.
• Le food cost est calculé avec des prix d'achat que personne ne met à jour structurellement.
• Le planning est ajusté à la main à chaque changement, au lieu de suivre automatiquement.

Ce qui change quand tout se réunit

Dès que le stock, les commandes, le food cost et le personnel se trouvent au même endroit, plus personne n'a besoin de retenir quel fichier est le plus récent. Un changement dans le stock se répercute sur ce qu'il reste à commander.

Un prix d'achat modifié change immédiatement votre food cost par plat, et le planning tient compte de ce qui est réellement prévu ce jour-là. Il ne s'agit pas de travailler plus dur avec Excel, mais de choisir un outil où ces quatre éléments sont déjà liés entre eux.

Excel n'est pas le problème en tant qu'outil. Il devient un problème quand c'est le seul endroit sur lequel repose toute la gestion de votre restaurant. Dès que le stock, les achats, le food cost et le personnel se désynchronisent, cela vous coûte chaque semaine plus de temps que cela ne vous en fait gagner.

Questions fréquentes

Excel est-il forcément mauvais pour un restaurant ?

Non, Excel peut parfaitement calculer. Le problème survient quand le stock, les commandes, le food cost et le personnel se trouvent dans des fichiers séparés qui ne se mettent pas à jour entre eux, et que vous devez retenir quel fichier est encore correct.

Quand remarque-t-on qu'avoir des fichiers Excel séparés pose problème ?

Généralement lors d'un service chargé, quand plusieurs personnes ont besoin en même temps de quelque chose dans un fichier qu'une autre vient de modifier. Pendant une semaine calme, cela passe presque inaperçu.

Comment garder mon calcul de food cost à jour ?

En mettant à jour les prix d'achat à un seul endroit dès qu'un fournisseur les change, plutôt que dans un fichier séparé que personne ne contrôle. Vous ne calculez ainsi pas pendant des semaines avec un prix de revient de la saison passée.

Dois-je tout migrer d'Excel en une seule fois ?

Non. Commencez par l'élément qui génère aujourd'hui le plus d'erreurs ou de double travail, généralement le stock et les commandes, puis passez au food cost et au planning.

Que faire avec l'historique de mes anciens fichiers ?

Laissez-le de côté et repartez à zéro avec la période en cours. Vous avez rarement besoin des chiffres d'il y a deux ans, et les retaper coûte plus de soirées que cela ne vous rapporte jamais.

Mon cuisinier n'aime pas travailler sur un écran. Est-ce un problème ?

Tant qu'il peut cocher son stock et sa liste de commande sur son téléphone, généralement pas. La résistance vient presque toujours de la saisie, pas de la lecture. Faites en sorte que la cuisine n'ait qu'à cocher ce qui est déjà prêt.

Catermonkey relie le stock, les achats et le food cost entre eux, pour qu'un prix d'achat modifié se répercute immédiatement sur votre prix de revient par plat plutôt que dans un fichier que quelqu'un doit encore mettre à jour.

Essayer gratuitement