Gérer les no-shows et les changements de dernière minute

Un client qui révise le nombre d'invités à la baisse le jour même, ou des invités qui ne se présentent simplement pas, cela fait partie du métier. Sans politique de modification claire, c'est vous qui payez l'addition pour des achats et du personnel déjà fixés. Dans cet article, vous découvrirez comment fixer une date limite à partir de laquelle les effectifs sont figés, ce que vous pouvez encore modifier gratuitement ou non, et comment facturer les no-shows et les changements tardifs sans abîmer la relation avec le client.

Les no-shows et les changements tardifs font partie du métier, mais pas sans politique claire

Au moment où un événement commence, vous avez déjà acheté et planifié le personnel en fonction du nombre d'invités communiqué par le client. Si quelqu'un révise ce nombre la veille, ou qu'une partie des invités ne se présente simplement pas, c'est vous qui payez l'addition, pas le client, sauf accord contraire fixé au préalable.

Fixez une date limite à partir de laquelle les effectifs sont figés

Convenez d'une date limite fixe, par exemple 3 à 5 jours ouvrés avant l'événement, après laquelle le nombre indiqué devient le nombre garanti. Avant cette date limite, le client peut encore modifier gratuitement, après, vous facturez le nombre garanti, même si moins de personnes se présentent le jour même. Indiquez cette date limite dans le devis, et pas uniquement dans les petites lignes de vos conditions générales : ainsi ce n'est pas une surprise pour le client.

Ce que vous pouvez modifier gratuitement, et ce que vous ne pouvez pas

Un écart d'un ou deux invités ne vaut généralement pas la peine d'être facturé, prévoyez une petite marge pour cela. Les écarts plus importants après la date limite sont facturés sur la base du nombre garanti. Faites la distinction entre une révision à la hausse et à la baisse : des invités supplémentaires peuvent souvent encore être intégrés si les achats le permettent, alors que moins d'invités après la date limite ne change rien à ce que vous avez déjà acheté et planifié.

Facturer sans abîmer la relation

Expliquez votre politique dès l'envoi du devis, avant qu'un problème survienne. Restez professionnel dans la communication, sans être rigide : expliquez que les achats et le personnel étaient déjà fixés, plutôt que de simplement renvoyer à un article de vos conditions générales. Indiquez la date limite dans vos conditions générales et rappelez-la au client juste avant l'événement : la facturation paraîtra alors logique plutôt que surprenante.

Vous ne voulez plus suivre ces dates limites et ces effectifs à la main ? Essayez Catermonkey gratuitement et fixez automatiquement votre nombre garanti dès que la date limite est dépassée.

Questions fréquentes

Quand fixer la date limite pour le nombre garanti d'invités ?

En général 3 à 5 jours ouvrés avant l'événement, selon le temps dont vous avez besoin pour les achats et la planification du personnel.

Facturez-vous toujours le nombre complet en cas de no-show ?

Après la date limite, vous facturez le nombre garanti, même si moins d'invités se présentent le jour même.

Un client peut-il encore revoir le nombre à la hausse après la date limite ?

Souvent oui, à condition que vos achats et votre personnel le permettent encore. Une révision à la baisse n'est plus gratuite après la date limite.

Comment fixer la date limite pour éviter les discussions sans fin ?

Indiquez la date limite dans le devis et dans vos conditions générales, et rappelez-la au client juste avant l'événement.

Comment communiquer la facturation sans abîmer la relation ?

Expliquez que les achats et le personnel étaient déjà fixés, plutôt que de simplement renvoyer à un article de vos conditions générales.

Vous voulez consigner clairement votre politique de modification par événement ?

Essayez gratuitement