Quali sono i KPI finanziari più importanti per le aziende di catering?

Se accanto alla tua attività costruisci un ramo di catering, ti accorgi presto che i KPI finanziari delle aziende di catering sono diversi da quelli del tuo ristorante. I costi cambiano per ogni evento, hai mesi intensi e mesi morti, e c'è più organizzazione da gestire. I KPI finanziari più importanti per le aziende di catering sono il fatturato per evento, il valore medio dell'ordine, il margine di profitto, il controllo dei costi, la soddisfazione del cliente e quanti eventi al giorno regge il tuo team. Con questi numeri vedi dove sta il rendimento del tuo catering e dove si disperde, e puoi far funzionare la tua attività di ristorazione e il tuo catering fianco a fianco senza che uno prosciughi l'altro. (fonte: Horecatweepuntnul)

Fatturato per evento e valore medio dell'ordine

Il tuo fatturato per evento è forse il numero più diretto che hai. Mostra come vanno le cose adesso, e ti aiuta a stimare cosa entrerà il prossimo trimestre. Lo calcoli dividendo il tuo fatturato totale per il numero di eventi in un periodo.

Il valore medio dell'ordine è altrettanto importante. Lo calcoli dividendo il tuo fatturato totale per il numero di ordini. Nelle aziende di catering questo valore è di solito più alto che nel locale, perché i clienti ordinano un pacchetto completo per un gruppo.

Per alzare il valore dell'ordine, puoi fare alcune cose:

• Offri formule invece di singoli articoli
• Proponi servizi extra come il servizio ai tavoli o la decorazione
• Affianca una variante premium al tuo menu standard
• Proponi qualcosa in più che si adatti, come un tagliere di formaggi dopo la cena

Tenendo questi numeri separati per tipo di evento, pranzi aziendali, matrimoni e feste, vedi nero su bianco quale lavoro rende di più e quale comporta soprattutto fatica. Questi numeri ti aiutano a scegliere quale lavoro accettare l'anno prossimo. (fonte: Wikipedia)

Margine di profitto e controllo dei costi nel catering

Il tuo margine di profitto nel catering è diverso rispetto al tuo ristorante. I clienti pagano volentieri per comodità e servizio, quindi il margine può essere più alto, ma ci sono costi che nel locale non hai: trasporto, attrezzatura e personale di servizio assunto per l'occasione.

Il margine di profitto lordo lo calcoli sottraendo dal fatturato i costi diretti (ingredienti, imballaggio, trasporto) e dividendo il risultato per il fatturato. Un margine lordo sano per il catering è di solito tra il 60 e il 70%.

Calcolare i food cost nel catering è più complicato, perché devi tenere conto di:

• Spreco dovuto a numeri di ospiti incerti
• Costi extra per il trasporto e il mantenimento in caldo
• Prezzi degli ingredienti che possono oscillare parecchio con la stagione
• Quantità minime d'ordine che non si adattano ai tuoi numeri

I costi del personale come percentuale del fatturato sono il numero che vuoi vedere ogni settimana. Nel catering questo oscilla di più che nel locale, perché per i grandi eventi assumi persone extra. Punta al 25-35% del fatturato, a seconda del tipo di catering che offri. (fonte: Wikipedia)

Misurare la soddisfazione del cliente e il tasso di ripetizione

Nel catering la tua valore del cliente su più anni pesa molto, perché i clienti soddisfatti tornano per l'evento successivo. Questo valore lo calcoli moltiplicando il valore medio dell'ordine per il numero di ordini all'anno e per il numero di anni in cui un cliente resta con te.

Il tasso di ripetizione lo calcoli dividendo il numero di clienti che ordinano una seconda volta per il numero totale di nuovi clienti. Un tasso di ripetizione sano per il catering si aggira sul 30-40%.

La soddisfazione incide direttamente sui tuoi numeri, perché:

• I clienti soddisfatti ordinano in media il 15-20% in più al prossimo ordine
• Il passaparola abbassa i tuoi costi di marketing
• Reclami e riconsegne possono erodere parecchio il tuo margine di profitto
• Le recensioni positive possono portarti nuovi clienti

Misuri questo KPI con un breve questionario dopo ogni evento di catering. Chiedi delle quattro cose su cui il catering spesso si inceppa: gusto, presentazione, consegna e servizio.

Numeri operativi e produttività del personale

La tua fatturato per dipendente dice molto su quanto bene gira il tuo lato operativo. Lo calcoli dividendo il fatturato totale per il numero di FTE (equivalenti a tempo pieno). Nelle aziende di catering questo numero è spesso più alto che nel locale, perché il valore medio dell'ordine è più alto.

I costi del lavoro come percentuale del fatturato oscillano parecchio nel catering. Per i piccoli eventi questi costi possono arrivare al 40%, mentre per i grandi eventi, con praticamente la stessa squadra, generi molto più fatturato e arrivi intorno al 25%.

KPI operativi che incidono sul tuo risultato finanziario:

• Tempo di preparazione per porzione
• Numero di eventi al giorno che il tuo team riesce a gestire
• Combinare i giri di consegna (più consegne per giro)
• Percentuale di rientro dell'attrezzatura

Tenendo traccia di questi numeri vedi dove si inceppa il lavoro: il giro che finisce sempre in ritardo, l'attrezzatura che non torna mai completa. Ti aiutano a trovare i punti dove guadagni senza bisogno di un cliente in più. (fonte: Wikipedia)

Tendenze stagionali e flusso di cassa

Il catering conosce forti andamenti stagionali che incidono sul tuo flusso di cassa. Dicembre e la primavera sono di solito i mesi migliori, gennaio e agosto spesso sono fermi. Metti a confronto i tuoi numeri di fatturato degli ultimi anni mese per mese, così vedi subito il pattern.

Tenere d'occhio il flusso di cassa è particolarmente importante nel catering, perché:

• I clienti spesso pagano solo dopo l'evento
• Tu devi pagare ingredienti e personale in anticipo
• I grandi eventi possono svuotare temporaneamente il tuo conto
• Le oscillazioni stagionali incidono sulla tua liquidità

Previeni i tuoi picchi e cali:

• Guardando i tuoi numeri dell'anno scorso mese per mese
• Inserendo festività e vacanze scolastiche nella tua pianificazione
• Costruendo una riserva per i mesi tranquilli
• Lavorando con un acconto per i grandi eventi

Una buona pianificazione del flusso di cassa fa sì che anche in un mese fermo tu paghi le spese fisse e possa comunque investire. Proprio nel catering, dove il fatturato mensile va in tutte le direzioni, questa è la differenza tra lavorare tranquilli ed essere in rosso.

Quale software aiuta a misurare i KPI del catering?

Per tenere traccia dei tuoi KPI della ristorazione serve qualcosa che cresca con te. I fogli di calcolo possono andare benissimo se fai pochi eventi al mese, ma diventano scomodi non appena l'agenda si riempie.

Tipo di software	Vantaggi	Svantaggi
Fogli di calcolo	Economici, flessibili, conosciuti	Soggetti a errori, dispendiosi in termini di tempo, tutto a mano
Software di contabilità	Buona reportistica finanziaria	Non sanno nulla di catering
Software per il catering	Tutto in un unico posto, calcola da solo	Costi più alti, devi impararlo

Un software pensato apposta per il catering fa risparmiare più lavoro, perché:

• Calcola da solo i food cost per evento
• Mostra subito il tuo margine di profitto, anche quando cambia il numero di ospiti
• I preventivi si collegano al tuo acquisto e alla tua pianificazione
• Crea panoramiche per ogni KPI che vuoi seguire
• Si collega alla tua contabilità

Scegli qualcosa che si adatti alle dimensioni della tua azienda e che cresca insieme a te. Quali KPI seguire lo decidi tu. La cosa più importante è tenere i tuoi numeri nello stesso modo ogni mese, perché solo così vedi una tendenza invece di un mese isolato.

Misurare i KPI finanziari per la tua azienda di catering richiede soprattutto disciplina. Tieni traccia in modo sistematico di fatturato, margini, soddisfazione del cliente e numeri operativi, così prendi il controllo delle tue finanze di catering e decidi sui numeri invece che sulla sensazione. Questo vale tanto per un ramo di catering appena avviato quanto per uno che va avanti da anni. Se vuoi sapere come aiutiamo i ristoratori in questo, contattaci.

Consiglio di lettura: ➡️ Quali dati devono comparire obbligatoriamente su una fattura di catering?

Domande frequenti

Con che frequenza devo aggiornare e analizzare i miei KPI del catering?

Tieni traccia dei tuoi KPI più importanti, come fatturato per evento e margine di profitto, ogni settimana, e dedicaci del tempo con calma ogni mese. Le tendenze stagionali le guardi per trimestre, perché solo mettendo più mesi a confronto vedi davvero un andamento.

Cosa faccio se il mio margine di profitto scende sotto il 60%?

Guarda prima i tuoi food cost: i tuoi prezzi d'acquisto sono saliti senza che i prezzi del menu li seguissero? Controlla poi le porzioni e lo spreco. Se il margine resta basso, spesso dipende da valori d'ordine troppo bassi o da lavoro che richiede più mani di quante avevi calcolato.

Come evito problemi di flusso di cassa nelle stagioni tranquille?

Costruisci una riserva nei mesi intensi e lavora con un acconto per i grandi eventi. Riempi i mesi fermi con altro lavoro: corsi di cucina, pasti per aziende o una collaborazione con una location che proprio in bassa stagione va bene.

Qual è il KPI più importante per un ramo di catering appena avviato?

Il valore medio dell'ordine. Determina subito se guadagni su un evento. Lavora prima su valori d'ordine più alti con formule e servizi extra, e solo dopo punta sul volume. Dieci buoni eventi rendono di più di venti magri.

Come calcolo correttamente i miei food cost con dimensioni di gruppo variabili?

Lavora con ricette standard a persona e metti in conto il 5-10% di spreco. Calcola i tuoi costi per porzione, trasporto e imballaggio inclusi, e adattali alla dimensione del gruppo: con gruppi più grandi i tuoi costi a persona di solito sono più bassi.

Qual è un tasso di ripetizione realistico per la mia azienda di catering?

Il 30-40% è sano per il catering. Se sei sotto il 25%, guarda il tuo servizio post-evento: richiami i clienti dopo un evento? Se sei sopra il 50%, hai clienti fedeli e puoi concentrarti su quelli nuovi.

Come gestisco le differenze di KPI tra diversi tipi di evento?

Guarda i tuoi KPI separatamente per tipo di evento, perché ogni tipo ha il suo margine. I pranzi aziendali rendono meno a evento ma tornano più spesso, i matrimoni hanno un margine più alto ma richiedono molto più personale in sala. Adatta il tuo approccio per tipo.

Catermonkey calcola il tuo preventivo di catering a partire dalle tue ricette e dai tuoi prezzi d'acquisto, così vedi il food cost e il margine per evento prima di inviarlo, e a fine mese non devi indovinare dove sono finiti i tuoi soldi.

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