Quali sono i migliori strumenti per calcolare i prezzi nel catering?

Il miglior software per calcolare i prezzi nel catering elabora automaticamente i tuoi costi, collega gli ingredienti ai piatti e genera subito un preventivo. Un software per il catering funziona meglio di un foglio di calcolo, perché tiene conto anche dei costi del personale, del trasporto e del margine di profitto. Un software professionale per il catering dà una forma fissa a tutto il percorso dal calcolo al preventivo definitivo.

Perché un calcolo dei prezzi accurato è così importante per le aziende di catering?

Un calcolo dei prezzi corretto determina cosa ti resta in tasca e cosa pensa di te il cliente. Se sbagli i conti, vai in perdita su un servizio oppure allontani il cliente con un preventivo troppo alto. Un buon calcolo mantiene stabile la tua azienda ed elimina le sorprese a fine mese. Se calcoli bene un servizio, sai già al momento dell'invio cosa ti resterà.

Un prezzo giusto fa più che proteggere il tuo margine. I clienti apprezzano prezzi onesti e comprensibili, e i prezzi che sai spiegare tornano nel servizio successivo. Se calcoli sempre con precisione, sul mercato ti fai conoscere come qualcuno su cui si può contare.

Gli errori più comuni nel calcolo dei prezzi: dimenticare le ore extra per preparazione e pulizia, calcolare il tempo di viaggio troppo basso e non ribaltare i costi generali sul prezzo. Questi tre possono mangiarsi tutto il tuo margine, soprattutto nei servizi più piccoli dove ogni euro conta.

Quali costi devi considerare nel calcolare i prezzi del catering?

Un calcolo completo comprende ingredienti, personale, trasporto, attrezzatura, costi generali e il tuo margine di profitto. Costi nascosti come la preparazione, il tempo di viaggio e la pulizia vengono spesso dimenticati, anche se possono arrivare al 30% dei tuoi costi totali.

I costi degli ingredienti sono di solito i più facili da calcolare, anche se non devi saltare gli scarti e le differenze nella dimensione delle porzioni. Il personale costa più della sola tariffa oraria: calcola anche il tempo di viaggio, le pause e la preparazione nella tua cucina.

Nel trasporto rientrano carburante, usura del tuo furgone e le ore che perdi per andare e tornare. L'attrezzatura come stoviglie, tovaglie e decorazioni le calcoli come ammortamento su più eventi. I tuoi costi generali (assicurazioni, ufficio, marketing) li ripartisci in proporzione su ogni preventivo di catering che mandi.

Come calcoli i costi del personale giusti per un servizio di catering?

I costi del personale li calcoli moltiplicando tutte le ore per la tariffa oraria giusta: preparazione, esecuzione, tempo di viaggio e pulizia. Ogni ruolo ha la sua tariffa, perché uno chef ti costa più di qualcuno in sala.

Inizia dalla preparazione nella tua cucina. Aggiungi il tempo di viaggio verso la location, le ore sul posto e il tempo per pulire e tornare. Non dimenticare carico e scarico, perché richiedono quasi sempre più tempo di quanto pensi.

Per una cena di 50 persone calcoli per esempio: 4 ore di preparazione, 1 ora di viaggio, 6 ore sul posto e 2 ore di pulizia. Con due collaboratori arrivi a 26 ore di lavoro. Calcola questo sul costo del lavoro, oneri sociali inclusi, e hai un importo su cui puoi contare. Se qualcuno fa gli straordinari, calcoli quelle ore extra a parte.

Quale software rende più facile il calcolo dei prezzi?

Un software per il catering rende il calcolo dei prezzi più semplice, perché i conti si fanno in automatico e i tuoi ingredienti sono collegati ai piatti. Un software che fa tutto in uno collega subito il tuo calcolo ai tuoi preventivi di ristorazione e alle tue fatture, mentre in un foglio di calcolo devi tenere tutto tu stesso.

Un foglio di calcolo come Excel è economico e si adatta a te, ma inserisci tutto a mano e tieni tutto a mano. Costruisci le tue formule e le devi mantenere, e proprio lì si infilano gli errori. Il vantaggio è che sai esattamente cosa succede e puoi adattare qualcosa in fretta.

Un software per il catering ti toglie questo lavoro. Colleghi gli ingredienti ai piatti, e il software calcola la tua lista degli ordini ai fornitori e ci aggiunge il prezzo di costo. In software di questo tipo di solito ci sono modelli per diversi tipi di eventi, e il tuo preventivo esce nel tuo stile grafico.

Un software che fa tutto in uno mette il tuo calcolo accanto ai dati del cliente, alla tua pianificazione e alla tua fatturazione. Inserisci quindi i dati una sola volta e questi passano al preventivo e alla fattura finale. Questo ti risparmia di ribattere i dati, ed è proprio lì che si sbaglia.

Come fai in modo da guadagnare sempre sui tuoi servizi di catering?

Un prezzo redditizio parte da un margine di profitto di almeno il 20-30% sopra tutti i tuoi costi. Dopo il servizio calcola i tuoi costi reali e confrontali con il tuo calcolo, così sai quali prezzi correggere la volta successiva. Metti sempre in conto anche un margine di sicurezza.

Per ogni servizio tieni traccia di quanto hai speso davvero rispetto a quanto avevi calcolato. Così vedi dove calcoli strutturalmente troppo alto o troppo basso, in modo che il prossimo calcolo sia più preciso. Annota cosa c'era di particolare quel giorno e quali costi ne sono derivati.

Il tuo margine di profitto minimo dipende dai tuoi obiettivi e dal rischio che corri. I servizi piccoli meritano un margine più alto, perché lì i tuoi costi fissi pesano relativamente di più. Sui grandi eventi puoi stare più basso, perché lì lavori con meno operazioni singole per ospite.

Metti sempre in conto un margine di sicurezza per quello che non vedi arrivare: tempo di viaggio extra per il traffico, scarti in più o un desiderio del cliente il giorno stesso. Un margine del 10-15% su tutto il calcolo mantiene in piedi il tuo guadagno senza che il preventivo sembri strano.

Catermonkey calcola per te a partire dalle tue ricette e dalle tue tariffe orarie, così vedi il margine per piatto e per servizio prima che il preventivo esca. I tuoi costi per ingredienti, personale e trasporto stanno nella stessa panoramica del tuo preventivo e della tua fattura. Se vuoi sapere come funziona con i tuoi prezzi, contattaci.

Domande frequenti

Con che frequenza devo aggiornare le formule nei miei strumenti di calcolo prezzi?

Aggiorna le tue formule di calcolo almeno ogni 3 mesi, o subito dopo un forte cambio di prezzo di un fornitore. Calcola ogni settimana i tuoi costi reali e confrontali con il tuo calcolo, così vedi arrivare una tendenza. In caso di inflazione o oscillazioni stagionali adatti subito le tue formule.

Quali strumenti di calcolo prezzi funzionano meglio per una piccola azienda di catering?

Per un'azienda con meno di dieci servizi al mese, un foglio di calcolo ben impostato con voci fisse ti porta già lontano. Se cresci oltre, un software per il catering con collegamento agli ingredienti e preventivi si ripaga da solo in ore risparmiate. Scegli qualcosa in cui puoi inserire le tue ricette e le tue tariffe orarie, altrimenti finisci comunque per calcolare tutto due volte.

Cosa faccio se un cliente trova il mio preventivo troppo caro?

Ricontrolla prima il tuo calcolo e guarda se tutti i costi sono realistici e non ci sono margini di sicurezza doppi. Proponi poi un'alternativa: un menu più semplice, meno personale di sala o un'altra location. Non scendere mai sotto il tuo prezzo di costo più il margine minimo, ma spiega apertamente su cosa si basa il tuo prezzo.

Come calcolo il prezzo giusto per i servizi dell'ultimo minuto?

Calcola un supplemento del 20-50% per i servizi dell'ultimo minuto, per via degli straordinari e del poco tempo per gli acquisti. Aggiungi i costi extra delle consegne urgenti e le ore extra del personale che devi organizzare all'ultimo momento. Spiega con sincerità che il supplemento serve per riuscire a consegnare in quei tempi.

Quali errori fanno più spesso i principianti nel calcolo dei prezzi?

I principianti di solito dimenticano i costi indiretti: la pulizia dopo l'evento, il tempo di viaggio extra per il traffico e l'ammortamento dell'attrezzatura. Calcolano troppo poche ore per la preparazione e stimano gli scarti troppo bassi. Anche i costi generali come assicurazione e marketing restano spesso fuori dal calcolo.

Come gestisco le oscillazioni di prezzo stagionali degli ingredienti?

Crea margine nel tuo menu proponendo alternative stagionali e aggiorna i prezzi degli ingredienti ogni mese. Calcola con un prezzo medio sull'intero anno oppure adatta il tuo menu per stagione. Spiega ai clienti perché i tuoi prezzi si muovono, oppure fai accordi più lunghi con i fornitori per mantenere i prezzi stabili.

Gli strumenti gratuiti bastano per un'azienda di catering agli inizi?

Un foglio di calcolo gratuito va benissimo per iniziare, ma passa a un software per il catering entro 6-12 mesi. Le versioni gratuite richiedono molto lavoro manuale e diventano soggette a errori non appena cresci. Il software si ripaga da solo in ore risparmiate e in un controllo migliore dei costi non appena gestisci più di 10 servizi al mese.

Come controllo se i miei prezzi sono competitivi senza finire in fondo?

Raccogli qualche preventivo di altri caterer e chiedi ai clienti cosa pensavano del tuo prezzo. Metti al primo posto il tuo valore: qualità, servizio e il fatto che mantieni gli accordi. Calcola il tuo prezzo di costo reale e mantieni almeno il 20% di margine di profitto, qualunque cosa faccia il resto del mercato.

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