Wat als je een offerte tekent?

Zodra een offerte getekend is, ligt er een juridische overeenkomst. Alle voorwaarden, prijzen en afspraken die in de offerte staan, gelden vanaf dat moment voor allebei de partijen. De cateraar moet leveren wat erin staat, de klant moet betalen wat erin staat. Een getekende offerte is dus geen vrijblijvend voorstel meer, maar een contract met juridische gevolgen voor allebei.

Wat gebeurt er precies als je een offerte tekent?

Als een klant je cateringofferte tekent, ontstaat er een bindende overeenkomst tussen jullie. Vanaf dat moment zitten jullie er allebei aan vast. Jij levert de afgesproken catering op de afgesproken datum en tijd, en je klant betaalt de afgesproken prijs.

Met dat handtekeningetje gaat de klant akkoord met alles wat erin staat: het menu, het aantal personen, de locatie, de datum en alle kosten die erbij horen. Ook je algemene voorwaarden, die vaak als bijlage meegaan, worden dan onderdeel van het contract. Dat geldt net zo goed voor een offerte die digitaal is geaccepteerd als voor een die op papier is ondertekend.

In de catering is het handig om te weten dat een getekende offerte meestal meteen als volwaardig contract geldt. Je hoeft er geen apart contract achteraan te sturen: de offerte tekenen is genoeg om de overeenkomst vast te leggen.

Welke voorwaarden staan er meestal in een cateringofferte?

In een cateringofferte staan een aantal voorwaarden die je klant voor het tekenen goed moet doorlezen, en die jij dus duidelijk moet opschrijven. De belangrijkste gaan over betalen, annuleren en wijzigingen.

Betalingsvoorwaarden zeggen wanneer en hoe er betaald wordt. Veel cateraars vragen een aanbetaling van 25 tot 50% bij het tekenen van de offerte, met de rest voor of op de dag van het evenement. Zet daar ook de kosten bij die er apart op komen, zoals de kosten voor personeel, servies of transport.

Annuleringsvoorwaarden zijn het belangrijkst om zwart op wit te hebben. Die bepalen tot wanneer er kosteloos geannuleerd kan worden en welke kosten je daarna rekent. De regel is bijna overal: hoe dichter bij de datum, hoe hoger de annuleringskosten.

Verder zet je er afspraken in over wijzigingen in het aantal gasten, levering, aansprakelijkheid en wat er gebeurt bij overmacht. Ook allergenen, speciale diëten en eisen van de locatie horen in de offerte thuis. Dat scheelt je discussie achteraf.

Hoe lang is een getekende offerte geldig?

Een getekende cateringofferte loopt tot de dag van het evenement, tenzij er iets anders in staat. Een offerte die je verstuurt maar die nog niet getekend is, houd je meestal 30 dagen geldig. Zodra er een handtekening onder staat, loopt de afspraak door tot je geleverd hebt.

Of je prijzen al die tijd vaststaan, hangt af van wat je hebt afgesproken. Bij een evenement over een paar maanden liggen de prijzen doorgaans vast. Voor een evenement dat verder weg ligt, nemen cateraars vaak een clausule op waarmee ze de prijs mogen aanpassen als de inkoop hard stijgt.

Zet dat soort afspraken duidelijk in je offerte, zeker bij een evenement dat meer dan zes maanden vooruit staat. Een klant kan vragen om een prijsgarantie tot een bepaalde datum, en dan weet je allebei waar je aan toe bent als de vleesprijzen ondertussen 15% omhooggaan.

Kun je nog wijzigingen aanbrengen nadat je getekend hebt?

Wijzigingen na het tekenen van een cateringofferte zijn mogelijk, maar niet altijd gratis. Kleine dingen, zoals een paar gasten meer of minder, kun je meestal tot een afgesproken datum voor het evenement opvangen.

Het menu aanpassen kan doorgaans tot één à twee weken voor de datum, afhankelijk van hoe ingewikkeld de verandering is. Een gerecht omruilen kost vaak niets extra, maar een menu dat helemaal op de schop gaat brengt wel extra kosten mee: je hebt dan al ingekocht of vastgelegd bij je leverancier.

Grote wijzigingen, zoals een andere locatie, een andere datum of een flinke sprong in het aantal gasten, vragen meestal om een nieuwe offerte met een nieuwe kostenopstelling. Bespreek dan met je klant of je de oorspronkelijke overeenkomst aanpast of dat jullie opnieuw beginnen.

Leg wijzigingen altijd schriftelijk vast, ook als je aan de telefoon al ja hebt gezegd. Een mailtje met wat jullie hebben afgesproken is genoeg, en het voorkomt gedoe op de dag zelf.

Wat als je spijt krijgt van een getekende offerte?

Spijt van een getekende cateringofferte kan duur uitpakken, want het is een juridisch bindende overeenkomst. Er is geen bedenktijd zoals bij een online aankoop, dus annuleren betekent meestal annuleringskosten betalen.

Hoeveel dat is, hangt af van het moment van annuleren en van wat er in de offerte staat. Vaak loopt dat op: binnen 24 uur na het tekenen kost het bijvoorbeeld 25% van de totaalprijs, binnen een week 50%, en binnen 48 uur voor het evenement de volledige prijs.

Soms kom je er samen uit. Bij overmacht willen veel cateraars best meedenken, of de datum verschuiven in plaats van annuleren. Dat is goodwill, geen recht, en je mag als cateraar zelf bepalen hoe ver je daarin gaat.

Wil een klant onder een getekende offerte uit, laat hem dan zo snel mogelijk contact opnemen. Hoe eerder dat gebeurt, hoe meer ruimte er is om er samen uit te komen en hoe lager de kosten voor je klant blijven.

Een cateringofferte tekenen is geen formaliteit, het heeft juridische gevolgen. Zorg dus dat er in je offerte staat wat je levert, welke kosten erbij horen en wat er gebeurt als er iets verandert. Dan hoeft niemand achteraf te zoeken naar wat er ook alweer in de offerte stond.

Wat dat voor je offertes betekent

Zet je voorwaarden standaard onder elke offerte, dan staan ze er ook bij de aanvraag die je op vrijdagavond nog snel de deur uit doet. Annuleringsvoorwaarden, aanbetaling en de datum tot wanneer het aantal gasten kan wijzigen: die drie voorkomen de meeste discussies.

Een cateraar die zijn annuleringsvoorwaarden netjes in de offerte zet, hoeft er achteraf niet over te onderhandelen. Je wijst gewoon aan wat er getekend is.

In Catermonkey tekent je klant de offerte digitaal, en die handtekening staat met datum en tijd bij de opdracht. Je ziet dus altijd terug welke versie getekend is en wat erin stond. Wijzig je daarna iets, dan gaat er een nieuwe versie uit die de klant opnieuw bevestigt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang heb ik de tijd om een offerte goed door te lezen voordat ik teken?

Er staat geen termijn in de wet, maar neem de tijd om alle voorwaarden door te nemen. Voel je druk om meteen te tekenen, vraag dan gewoon om 24-48 uur. Een cateraar die zijn zaken op orde heeft, vindt dat prima en gaat je niet opjagen.

Wat moet ik doen als ik fouten ontdek in de offerte nadat ik getekend heb?

Bel meteen de cateraar om het te bespreken. Echte fouten, zoals een verkeerde datum of een verkeerd aantal personen, worden bijna altijd kosteloos rechtgezet. Laat de aangepaste offerte opnieuw sturen of leg de wijziging per mail vast, dan heb je het zwart op wit.

Kan een cateraar de prijs nog verhogen nadat ik de offerte getekend heb?

In principe niet. In een getekende offerte staan vaste prijzen waar de cateraar zich aan moet houden. De uitzondering is een evenement dat ver vooruit staat (6+ maanden) waarbij er een clausule in de offerte staat over prijsaanpassing bij sterk gestegen inkoopkosten.

Hoe ga ik om met een cateraar die de afgesproken diensten niet levert?

Leg vast wat er misging, met foto's en namen van mensen die het gezien hebben. Neem direct contact op met de cateraar en vraag om een oplossing. Komen jullie er niet uit, dan kun je een deel van de betaling inhouden en eventueel juridische stappen overwegen. De getekende offerte is je bewijs van wat er afgesproken was.

Welke vragen moet ik stellen voordat ik een cateringofferte teken?

Vraag naar de annuleringsvoorwaarden, tot wanneer je nog kunt wijzigen, wat er gebeurt bij slecht weer als het buiten is, en of de kosten voor personeel, transport en servies inbegrepen zijn. Vraag ook om een paar referenties en of de cateraar verzekerd is voor aansprakelijkheid.

Wat als mijn evenement door overmacht (zoals Corona) niet door kan gaan?

Dat hangt af van de overmachtclausule in de offerte. Veel cateraars hebben hun voorwaarden na corona aangepast zodat het duidelijk is. De één geeft je tegoed voor een later evenement, de ander rekent toch annuleringskosten. Bespreek het voordat je tekent en laat het opschrijven.

Is een digitaal getekende offerte net zo geldig als een fysiek ondertekende?

Ja, een digitale handtekening is juridisch net zo geldig als een handtekening op papier. Bewaar wel een kopie van de getekende offerte en de bijlagen. Een pdf of een screenshot is voldoende als bewijs van de overeenkomst.

Probeer gratis